GDPR

Introduction

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Le Règlement général sur la protection des données/General Data Protection Regulation (RGPD/GDPR) est la législation européenne unifiée sur la protection des données. Il s'agit essentiellement de tout ce qui a trait à la conservation et à l'utilisation de données personnelles, au sens le plus large.

En tant que Client (utilisateur de Fuga et client de Sonetas) vous travaillez avec des données personnelles et vous avez donc le rôle de 'Responsable du traitement' et Sonetas a le rôle de 'Sous-traitant' (voir Article 4 http://www.privacy-regulation.eu/fr/4.htm).

Disclaimer: en tant que petite entreprise, nous faisons de notre mieux pour mettre en œuvre le GDPR aussi bien que possible. Il est toujours possible que nous fassions des erreurs d'interprétation (nous n'avons pas les moyens d'utiliser des avocats et des consultants coûteux). Si ces erreurs apparaissent, nous les corrigerons le plus rapidement possible.

Fonctions dans Fuga

Fuga a des fonctions intégrées qui vous aident à remplir correctement votre rôle de 'Responsable du traitement'.

Droit de se désinscrire

Avec tous les emails 'en masse' (newsletters, rappels), un lien sera automatiquement ajouté où le destinataire peut voir et modifier ses préférences de communication.

Droit d'inspection

Un modèle 'Données personnelles' a été ajouté dans Fuga qui liste les détails personnels d'une personne spécifique dans un document pdf (modèle au niveau du client). Donc, si une personne vous demande d'avoir accès à ses données, vous pouvez créer ce modèle et le lui envoyer. Le modèle contient également des instructions pour les deux points suivants.

Droit aux corrections (rectification)

Une personne peut vous demander par e-mail d'apporter des corrections à ses données.

Droit à l'effacement

Une personne peut vous demander par e-mail d'être oubliée. Ceci n'est possible que s'il n'y a plus de bases légales. Dans Fuga, cela signifie qu'au moment où la personne n'a pas eu de consultation ou de vente au cours des 5 dernières années, la personne n'a plus de factures impayées et que la dernière facture/reçu date d'au moins 10 ans. Ceci est basé sur la période pendant laquelle les factures et les documents DAF doivent être conservés.

Une personne peut vous demander d'être oubliée par e-mail. Ceci n'est possible que s'il n'y a plus de bases légales.

Cette fonction est implémentée dans Fuga avec le bouton 'Anonymiser'.

Communication électronique

Le règlement GDPR contient des lignes directives sur la façon dont vous pouvez communiquer avec vos clients. Il s'agit uniquement de communication électronique (e-mail, SMS, mesanimaux.eu, etc.), donc pas de communication par la poste (cartes, lettres).

Dans notre interprétation du règlement, une distinction doit être faite entre:

  1. Messages informatifs, par exemple annonce de nouvelles heures d'ouverture à vos clients. Ces messages sont autorisés car vous avez une relation client.
  2. Messages commerciaux, par exemple la promotion d'un produit non essentiel.

Fuga offre les moyens suivants pour envoyer des messages en masse à vos clients:

  1. Bulletins d'information
  2. Module de message de mesanimaux.eu
  3. Rappels de traitement

La question de savoir si un message est commercial ou informatif est souvent un sujet de discussion. Les cabinets peuvent le décider pour eux-mêmes. Nous considérons uniquement les rappels de traitement d’office comme informatifs, et il reste possible pour le client d'indiquer dans son profil qu'il ne souhaite pas/plus recevoir ces messages.

Si vous ne souhaitez pas envoyer de messages commerciaux par voie électronique (ou si vous prévoyez d'envoyer des messages à l'avenir), vous n'avez rien d'autre à faire.

Si vous souhaitez envoyer des messages commerciaux par voie électronique, vous devez lire attentivement les informations ci-dessous.

Dans Fuga, vous pouvez indiquer les préférences des informations commerciales pour chaque personne, par l'option 'Je souhaite recevoir des informations commerciales de mon vétérinaire (pas de tiers)' dans la fiche client. Cette option est désactivée par défaut, sauf pour vos clients qui utilisent mesanimaux.eu - ils ont accepté cela en acceptant les conditions d'utilisation. Lorsque cette option est activée, Fuga se souvient quand et de quelle manière l'autorisation a été donnée. Il existe de différentes façons pour donner l’autorisation:

  1. Pour les clients existants disposant d'une adresse e-mail et qui ne sont pas des utilisateurs de mesanimaux.eu, vous pouvez effectuer un envoi unique avec la question de savoir s'ils souhaitent recevoir des messages commerciaux dans le futur. Pour cela, il existe dans Fuga un modèle 'Autorisation mails commerciaux' en 3 langues. Vous pouvez également créer votre propre version de ceci. La façon dont vous publiez cet envoi peut être lue sur la page Envoi unique aux clients existants.
  2. Pour les nouveaux clients ou les clients existants qui fournissent une adresse e-mail:
    • Un employé du cabinet peut cocher cette option après avoir explicitement demandé l'autorisation au client.
    • Si vous utilisez mesanimaux.eu, vos nouveaux clients avec une adresse e-mail (ou des clients existants qui donnent une adresse e-mail pour la première fois) peuvent être automatiquement invités à mesanimaux.eu. Lorsqu'ils acceptent cette invitation, ils acceptent les conditions d'utilisation et acceptent de recevoir les deux types de messages. Les utilisateurs de mesanimaux.eu peuvent modifier leurs préférences de communication plus tard dans leur profil.
    • Si vous n'utilisez pas mesanimaux.eu ou vous n'invitez pas automatiquement les utilisateurs mesanimaux.eu, Fuga a la possibilité d'envoyer automatiquement un ‘Email de bienvenue’ lors de la saisie d'une nouvelle adresse e-mail ("Configuration => Préférences du cabinet => Général => Email de bienvenue"). Cet e-mail contient un lien pour s'abonner à des messages commerciaux et un lien vers une page où le client peut gérer ses préférences de communication. Il existe des modèles pour cela, mais vous pouvez également créer votre propre version.

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