FAQ

Important

Je n'arrive pas à me connecter à Fuga. Que faire?

Contrôlez d'abord si votre connexion internet fonctionne. Si vous pouvez accéder à d'autres site internet, contactez le service d'aide de Fuga: ue.satenos|aguf#ue.satenos|aguf ou +32 493 49 32 16.

Si Fuga n'est pas accessible, vous pouvez toujours vous connecter au serveur test (http://backup.sonetas.eu/fuga) avec vos identifiants habituels. Vous pouvez ignorer l'avertissement. Vous reconnaîtrez ce serveur grâce au mot 'TEST' au-dessus le logo de Fuga. Sur ce serveur, les données du cabinet sont présentes, à part celles du jour même. Vous pouvez donc toujours rechercher des données sur ce serveur, par exemple l'historique d'un animal, le numéro de téléphone d'un client, le prix d'un produit, etc. Attention: les informations que vous entrez sur le serveur test ne sont pas sauvegardées! Vous pouvez donc rentrer une consultation sur le serveur test pour déterminer un prix, mais imprimez les documents nécessaires pour pouvoir ensuite rentrer la consultation sur le serveur principal.

Lors de problèmes de longue durée (plus de 30 minutes), vous pourrez suivre le statut du problème sur la page http://status.sonetas.eu.

J'ai oublié mon mot de passe. Que faire?

Si un autre utilisateur (administrateur) est actif dans votre Fuga, celui-ci peut modifier le mot de passe. Cette fonctionnalité se trouve sous Configuration => Données du cabinet => Personnes et comptes. Vous trouvez plus d'information ici.

Si vous êtes l'unique utilisateur (administrateur) du système, envoyez un e-mail à notre service d'aide (ue.satenos|aguf#ue.satenos|aguf). Un nouveau mot de passe vous sera envoyé le plus rapidement possible.

Comment est-ce que je peux ajouter un nouvel employé?

Attention: vous ne pouvez ajouter un nouvel employé que si vous êtes administrateur.

Vous pouvez ajouter le nouvel employé via Configuration => Données du cabinet => Personnes et comptes => Collaborateurs. Pour attribuer un compte à cet employé, vous allez vers Configuration => Données du cabinet => Personnes et comptes => Comptes et vous poussez sur le petit crayon. En tant qu'administrateur, vous pouvez réinitialiser le mot de passe du compte avec myPetsReset10.png.

Si vous voulez assigner un compte existant au nouveau collaborateur, vous faites la même chose que ci-dessus. Par contre, il n'est pas une bonne idée de modifier les données du précédent collègue: si vous faites cela, toutes les consultations, ventes et communications seront au nom du nouveau collaborateur.

Consultation

Puis-je traiter plusieurs animaux dans une consultation?

Vous pouvez traiter plusieurs animaux dans une consultation quand ils ont la même anamnèse, ou pour une simple vaccination. Dans ce cas, vous pouvez séparer les poids des animaux par le point-virgule, voir ici.

Je veux vacciner un groupe d'animaux, et je (ne) veux (pas) garder de statuts de vaccination (avec possibilités de rappels relatifs). Comment faire?

Si vous ne voulez pas envoyer de rappels, vous pouvez créer un protocole supplémentaire du type 'Général'. De ce type vous pouvez ajouter autant de protocoles que vous voulez sans qu'un statut de vaccination n'est créé. Il n'y donc pas de rappels.

Si vous voulez garder les statuts de vaccination, vous créez deux versions du protocole: un du type 'Vaccination' ou 'Traitement' et un du type 'Général'. Si vous voulez par exemple vacciner un nombre N de chevaux, mais vous ne voulez pas ajouter les chevaux individuellement dans Fuga, vous pouvez ajouter l’animal 'Chevaux' dans la fiche du client et vous pouvez ajouter une fois le protocole du type 'Vaccination' ou 'Traitement' dans la consultation.

Comment mettre plusieurs ventes/consultations sur une facture, au lieu d'avoir différentes factures?

Lors du paiement de ventes ou de consultations, il est possible de mettre cette vente ou consultation sur 'Compte courant' (au lieu de 'Facture' ou 'Reçu'). Dans le module Comptabilité, allez vers 'Comptes courants ouverts'. Là vous pourrez facturer plusieurs ventes.

Il y a également quelques raccourcis dans Fuga. En cliquant sur l'icône lockPutOnAccountAndNew18.png, vous verrouillerez la consultation, vous la mettez sur le compte ouvert et ouvrez une nouvelle consultation. Cette icône est seulement visible si la consultation est déverrouillée. Ou en cliquant sur l'euro+, vous mettrez cette consultation sur le compte ouvert et vous pourrez ensuite donner la facture entière au client. Cette icône est seulement visible quand la consultation est verrouillée.

Si j'ajuste la quantité utilisée d'un produit dans un protocole lors du verrouillage d'une consultation, il arrive que 'Les unités disponibles soient insuffisantes'. Pourquoi ne prend-il pas un prochain lot/livraison?

C'est actuellement une restriction chez le verrouillage. Quand vous ajoutez un protocole dans une consultation, Fuga "réserve" la quantité que vous avez mis dans le protocole (la fiche de protocole). Et la quantité que vous mettez juste avant le verrouillage doit être disponible dans le même lot/livraison.

Vous pouvez définir la sélection du lot sur manuel en ajoutant le protocole, puis choisissez le lot/livraison qui contient encore suffisamment d'unités. Une autre solution consiste à ajouter le montant souhaité via 'Produits sortants supplémentaires' lors de la consultation.

Comment créer un protocole ou un acte?

Un acte dans Fuga comporte toutes les actions que fait un vétérinaire pour lesquelles il n'a pas besoin d'excipients. Par exemple: une consultation, un rendez-vous, une prise de sang, etc. Ici vous trouvez plus d'information sur les actes. La différence avec les protocoles est que dans ceux-ci sont utilisés des excipients (voir la page d'aide sur les protocoles).

Sous Configuration, vous pouvez rechercher, créer ou modifier les protocoles et les actes. Vous pouvez ajouter un protocole ou un acte via 'Nouveau' dans la barre de recherche. Vous choisissez un nom et un type pour un nouveau protocole. Attention: il est important de choisir le type correct, vu que ce type détermine comment le protocole peut être utilisé, si le protocole adapte les statuts de rappel et quand le protocole doit être répété.

Comment créer un modèle?

Un modèle dans Fuga est un moyen de normaliser la communication écrite. A l'aide des modèles, vous pouvez non seulement générer rapidement des documents (par exemple les rapports qui sont automatiquement remplis), mais vous pouvez également envoyer des rappels, tandis que le client est toujours adressé personnellement.

Sous Configuration, vous pouvez rechercher, créer et modifier des modèles. Vous pouvez également ajouter un modèle via 'Nouveau' dans la barre de recherche.

Tout d'abord, vous donnez un nom au modèle et définissez une langue. La sélection de la langue veille à ce que par exemple seuls les clients néerlandophones reçoivent un modèle néerlandais. Adaptez ensuite la 'Destination/contexte': cette fonction vous permet d'appliquer le modèle dans de différentes situations dans Fuga. Quelques exemples avec leur contexte:

  • Cabinet - Une brochure générale sur le cabinet.
  • Client - Une lettre adressée au client, en indiquant les montants impayés.
  • Animal - Un rapport du statut vaccination des animaux et de l'historique récente.
  • Communication - Un rapport d'une communication.
  • Vente - Un document de posologies des produits vendus.
  • Consultation - Un rapport sur le statut d'avancement et le suivi des consultations.
  • Consultation: rendez-vous - Un rappel de rendez-vous.

Chaque contexte a un ensemble spécifique de paramètres (entre deux symboles dollars), desquels vous trouverez une description sous la rubrique 'Info'. Attention: si vous voulez combiner de différents contextes, il est important que vous utilisez des paramètres communs à tous les contextes sélectionnés.

Est-il possible de créer une fiche d'hospitalisation?

La page de l'hospitalisation permet de gérer plus facilement une hospitalisation: un résumé des animaux hospitalisés est montré avec leur cage. Il y a un lien vers la dernière consultation, la consultation d'hier et celle de demain.

Si vous voulez une fiche d'hospitalisation écrite, vous devez créer un document (par exemple dans Word), puis coller l'étiquette patient. Ou vous pouvez créer un modèle avec les données du patient, puis créez le document dans la fiche du patient.

Si vous voulez une fiche d'hospitalisation numérique, introduisez les données importantes pour chaque consultation du patient hospitalisé. Cela peut, en outre, être étendu en ajoutant une fiche clinique 'Examen médical' dans la consultation. Ensuite vous pouvez déterminer les colonnes qui sont importantes pour vous dans Configuration => Mes préférences => Options de tableau 2 => Hospitalisation. Si vous cliquez sur la case dans l'onglet de Consultation, vous voyez tous les patients hospitalisés. Chaque patient est accompagné de l'icône delta10.png: lorsque vous cliquez sur ceci, vous verrez la fiche d'hospitalisation que vous avez créée.

Comment entrer le poids de plusieurs animaux?

Dans la consultation, vous devez spécifier de quel animal il s'agit. Sinon il n'est pas possible d'entrer des poids, car Fuga ne sait pas de quel animal il s'agit. Si vous avez plusieurs animaux en consultation, vous pouvez entrer le poids de chaque animal, en séparant les données par ';'. Ces différents poids sont rangés alphabétiquement. Vous pouvez utiliser ',' ou '.' comme signe de décimal.

Par exemple: une consultation avec Boule (5,6 kg) et Bill (7,8 kg):.

  • Le poids de chacun: 5,6;7,8
  • Le poids de Boule: 5,6;
  • Le poids de Bill: ;7,8

Comment fonctionne le système de rappels?

Si vous utilisez un protocole du type 'Contraception', 'Vaccination', 'Traitement' ou 'Autre' dans une consultation pour un animal, un statut de traitement sera alors automatiquement créé. A partir du statut de traitement, vous pouvez créer des rappels dans Consultation => Rapports => Liste de traitements attendus. Fuga contient par défaut un certain nombre de lettres de rappel, mais grâce à un nouveau modèle, vous pouvez les modifier. Pour chaque protocole, vous pouvez indiquer quelle lettre de rappel vous voulez utiliser. Et vous pouvez aussi changer manuellement le statut de traitement de l’animal.

Clients et patients

Comment puis-je facilement chercher des clients ou des patients?

Un moyen pratique dans Fuga est l'astérisque (*): cela permet de faire des recherches moins précises.

Exemple: vous avez le client Dupuis, mais vous oubliez comment écrire ce nom, vous pouvez introduire *puis. L'astérisque fait ignorer tout ce qui se trouve devant. Vous trouverez entre autres 'Dupuis', 'Du puis', etc.

Cette méthode marche également chez les patients et les produits.

Est-il possible d'imprimer l'historique médical d'un patient?

Pour l'instant, ceci n'est pas encore possible, mais il y a certaines façons d'obtenir une chose semblable.

  • La première façon est d'exporter l'historique de la fiche patient vers un PDF. Dans Configuration => Mes préférences => Options de tableau 1, vous pouvez indiquer quels sont les champs que vous voulez voir. Quand vous exportez vers un CSV, tous les champs possibles sont exportés.
  • Une deuxième façon, si vous voulez choisir une certaine période, est d'ajouter le numéro de patient comme critère de recherche dans Recherche avancée. De cette façon, vous obtiendrez ensuite une liste de toutes les consultations d'un certain patient pendant une certaine période. Ensuite effectuez la même procédure que dans la première façon.
  • Une dernière façon est de modifier une lettre référent, vu que dans celle-ci il est affiché un résumé de l'historique grâce aux paramètres $patientOverviewAllConsultations$ et $patientDetailedOverviewAllConsultations$. Si ces paramètres contiennent toutes les informations qui vous voulez, vous pouvez créer votre propre modèle avec celui-ci.

Je veux ajouter un client international, mais je ne peux pas choisir son pays?

Il n'est pas possible d'ajouter soi-même des pays au système. Si vous avez un client d'un pays étranger qui n'est pas dans la liste, vous pouvez envoyer un e-mail à ue.satenos|aguf#ue.satenos|aguf et nous ajouterons ce pays.

Je ne retrouve pas une certaine race d'animal?

Vous pouvez ajouter vous-même des races: dans la liste de sélection, tout en bas il y a l'option 'Nouveau'. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez ajouter une race d'animal.

Comment indiquer qu'un animal est assuré et qu'une certaine facture doit être envoyée à la compagnie d'assurance?

Ici, vous trouverez toutes les informations sur les assurances d'animaux dans Fuga.

Est-il possible de supprimer des clients, des animaux (patients) ou des contacts qui ont été ajoutés plusieurs fois?

Vous pouvez résoudre ce problème en fusionnant ces clients, animaux (patients) ou contacts. Cette fonctionnalité est disponible dans le module Avancé, qui est seulement accessible pour les utilisateurs administrateurs.

Les fiches client/animal/contact 'test' qui n'ont pas encore de consultation/vente/communication/fichier, vous pouvez les supprimer dans le module Avancé. Il est important que la fiche client n'a pas encore d'historique.

Est-il possible d'obtenir une liste avec toutes les adresses e-mail des clients?

Oui, vous devez d'abord faire afficher les adresses e-mail dans la bonne colonne. Cela est possible dans Configuration => Mes préférences => Options de tableau 1. Ensuite vous pouvez utiliser l'option de recherche avancée dans le module Consultation pour trouver un client (plus d'informations). Ici, choisissez l'option 'E-mail'.

Vous pouvez aussi envoyer vos e-mails à partir de Fuga. Au-dessus du résumé, il y une icône post10.png. En cliquant sur celle-ci, un pop-up s'ouvrira grâce auquel vous pourrez envoyer un e-mail aux clients sélectionnés.

Quels animaux reçoivent des rappels?

Tous les animaux qui ont les statuts 'Normal', 'Normal 2' et 'Normal 3' peuvent recevoir des rappels. Ces clients reçoivent automatiquement des rappels via l'application mesanimaux.eu, tandis que, sans l'application, vous devez envoyer les rappels à l'aide de la 'Liste de traitements attendus'.

Financier

Un client a payé un acompte trop élevé. Comment résoudre ce problème?

Lors de la finalisation (d'une consultation, vente ou d'un compte courant ouvert), vous avez la possibilité de corriger avec un paiement par montant cash négatif. Si l'acompte a été payé cash et que vous finalisez le jour-même, vous pouvez tout simplement modifier le montant de l'acompte.

Si un client a trop payé par bancontact, vous entrez dans Fuga le montant payé par bancontact comme acompte. Ensuite, effectuez la correction comme ci-dessus.

Est-il possible de changer la méthode de paiement d'une facture ou d'un reçu?

Sous la section Comptabilité, cliquez sur 'Rapports', où vous pouvez demander une liste de paiements. En cliquant sur l'icône edit10.png, devant un paiement, vous pourrez modifier la méthode de paiement.

Comment donner des réductions dans Fuga?

Par client vous pouvez choisir combien de réduction vous voulez donner par défaut sur les ventes et les honoraires, cette option se trouve dans la fiche client. Ces valeurs de réduction sont les valeurs par défaut pour une nouvelle consultation ou vente, mais vous pouvez les modifier.

Cette méthode existe à part du mécanisme au niveau de produit, voir ici pour plus d'information.

Le prix par unité des produits n'est pas affiché sur les factures, comment l'afficher?

Ceci est dû au réglage 'Afficher réduction honoraires' et 'Afficher réduction vente' dans les Préférences du cabinet. La solution est d'activer celle-ci, parce que si le prix d'unité est affiché, le client peut plus facilement calculer la réduction. Avec cette option vous pouvez éviter cela.

De temps en temps, je mets des produits en promotion en appliquant 'Déviation du prix de vente' dans la fiche produit, mais cette remise n'est pas mentionnée sur la facture?

En effet, ce sont des paramètres internes pour organiser la mise à prix, et ils ne sont donc pas publics.

Si vous voulez que la réduction est quand-même visible, vous pouvez le faire en donnant une remise en vrac dans la fiche produit. Cette fonction vous permet de configurer cinq niveaux de réduction à la quantité d'un produit. Pour cela, vous devez indiquer à partir de quelle quantité devrait la remise en vrac est applicable et quel pourcentage doit être utilisé. Dans le cas d'une remise ordinaire vous pouvez indiquer '1' comme le montant minimum. Cette remise sera bien visible sur la facture.

Puis-je entrer des factures d'achat et des transactions financières (en espèces, bancaires) dans Fuga?

Les factures d'achat peuvent être rentrées dans le module Comptabilité: sélectionnez 'Dépense/note de crédit rentrant' sous 'Nouveau'. Attention: cette section n'est toutefois pas destinée aux entreprises.

Nous offrons cependant la possibilité d'exporter le module de comptabilité vers un logiciel de comptabilité. Envoyez-nous pour plus d'informations.

Comment est-ce que Fuga détermine le taux de TVA?

Si lors de la consultation ou vente des animaux sont cités, on regarde si les animaux sont indiqués comme étant des animaux de rente. Si c'est le cas, le taux de TVA est de 6%; si non, le taux de TVA est de 21%. Si lors de la consultation ou vente aucun animal est cité, on regarde si la personne a une entreprise d'animaux de rente. Si c'est le cas, le taux de TVA est de 6%; si non, le taux de TVA est de 21%. Si le taux de 21% est quand-même appliqué, vérifiez la fiche des animaux concernés.

Si vous avez reçu une facture d'un service (p.e. une analyse) et que vous voulez facturer celui-ci au client à un taux de 0%, vous devez ajouter ce service en tant que nouveau produit avec un taux de 0% et un prix fixe.

Pour les clients étrangers, le taux de TVA est automatiquement adapté.

Comment est-ce que le numérotage des factures marche-t-il?

Ci-dessous, vous retrouvez les éléments possibles des numéros de facture dans Fuga:

  • Le préfixe facilite de voir la différence entre les numéros de facture et les numéros de consultation par exemple. Le préfixe est constitué d'une combinaison libre de lettres.
  • L'année est l'année comptable, ce qui peut être différent de l'année en cours.
  • Le numéro d'ordre est déterminé par le dernier nombre à ce moment-là dans le numérotage des factures ayant le même préfixe (et éventuellement l'année) +1. Vous pouvez augmenter vous-même cette numérotation en mettant temporairement le numérotage des factures sur manuel, et en choisissant un numéro pour la facture. Regardez ci-dessous pour plus d'informations sur l'utilisation manuelle du numérotage des factures.

Note: la méthode suivante traite spécifiquement les numéros de factures de vente, mais elle est également applicable pour tous les numérotages.

Le numérotage des factures dans Fuga fonctionne sur la base du numérotage choisi sous Configuration => Préférences du cabinet => Numéros => Numéro de facture. Ici, vous pouvez choisir parmi les options suivantes:

  • Préfixe, année et numéro d'ordre - Cette option est composée de trois parties: le préfixe, l'année de l'année comptable et le numéro d'ordre qui est séparé par un point. Cette option vous permet de laisser redémarrer automatiquement le numérotage lorsque l'année se termine, ce qui se passe lorsque le mois qui est défini sous Configuration => Données du cabinet => Comptabilité => Début d'année comptable commence. Un exemple: SI2020.001010 où SI est le préfixe, 2020 est l'année et .001010 est le numéro d'ordre.
  • Préfixe et numéro d'ordre - Cette option est composée de deux parties: le préfixe et le numéro d'ordre qui sont séparés par un point. Un exemple: SI.001010, où SI est le préfixe et .001010 est le numéro d'ordre.
  • Manuel - Cette option a une structure libre, mais vous devez remplir le numéro d'ordre vous-même pour chaque facture. S'il y a une erreur dans le numérotage (trous dans la numérotation), cette fonction peut être utilisée à renuméroter les factures. Pour ce faire, mettez la numérotage des factures temporairement sur manuel et donnez la prochaine facture le nom de la facture manquante (le trou dans la numérotage). Vous devrez entrer le numéro de la facture lors de la création de la facture. Attention: gardez ici le format de la numérotation précédemment utilisé. Le numéro d'ordre doit contenir six chiffres.

Comment traiter des trous dans la numérotation de factures?

Des trous peuvent apparaître dans la numérotation lorsque vous déverrouillez une consultation finalisée. Vous pouvez contrôler la numérotation des reçus et des factures dans Avancé => Rechercher des trous dans la numérotation des documents. Si une facture a des fautes, vous pouvez la supprimer en déverrouillant la consultation correspondante. Puis vous récréez la facture en verrouillant de nouveau et finalisez.

Attention: il est bien à savoir que la nouvelle facture suit la même numérotation. Ces trous sont à éviter dans la comptabilité. C'est pourquoi il est conseillé de mettre la numérotation des factures sur manuel avant de créer une nouvelle facture. Voir ici.

Comment supprimer une facture?

Les factures sont supprimées lors du déverrouillement d'une consultation finalisée, dans le module Avancé. Attention: il est fortement déconseillé de faire cela, parce que cela cause des trous dans la numérotation de factures. Nous recommandons d'utiliser une note de crédit.

Comment faire une note de crédit?

Allez dans le module Comptabilité, cliquez sur le menu déroulant sous le menu principal, choisissez 'Note de crédit' et cliquez sur le bouton 'Nouveau'. Ici, vous trouvez plus d'informations.

Si l'option 'Note de crédit' n'est pas visible, vous pouvez l'ajouter via Configuration => Mes préférences => Options de menu.

Puis-je faire des offres dans Fuga?

Oui, vous pouvez faire une offre dans Fuga pour une consultation spécifique. Ce que vous devez faire dans ce cas, c'est créer une consultation avec tous les détails, puis cliquez sur le symbole de l'euro avec PDF et un signe plus. L'offre est automatiquement ajoutée à la fiche du client, sous 'Fichiers'. Note: il est important de supprimer la consultation après, de sorte que l'offre ne touche pas le stock.

Comment puis-je facturer des contacts (non clients), comme l'AFSCA?

Vous devez ajouter le contact (non-client) en tant que client pour pouvoir lui faire une facture.

Quel compte de grand-livre doit être utilisé pour entrer les frais qui dans la déclaration de TVA sont destinés à la case 83?

  • Les comptes de grand-livre qui commencent par '60': case 81
  • Les comptes de grand-livre qui commencent par '6X' et X!=0: case 82
  • Les comptes de grand-livre qui commencent par '2': case 83

Comment activer CodaBox?

Via l'interface avec CodaBox, il est possible d'envoyer les factures de vente à votre comptable et de recevoir les fichiers CODA de votre banque afin que les factures payées par virement bancaire soient automatiquement réglées. Le comptable doit alors déjà être un utilisateur de CodaBox. Pour activer la fonction CodaBox dans Fuga, vous devez demander le module d'exportation de comptabilité via ue.satenos|snoitpircsbus#ue.satenos|snoitpircsbus.

Dès que c'est fait, il y a encore quelques étapes à suivre:

Que pouvez-vous faire alors:

Stock

Comment puis-je corriger le nombre d'unités sortantes par produit quand j'ai fait une erreur lors de l'ajout du produit?

Vous pouvez cloner le produit à l'aide de l'icône '2' dans la fiche produit et récupérer l'ancien stock. En clonant un produit, l'ancien produit est automatiquement déactivé.

Comment traiter les doubles produits?

Les fournisseurs modifient souvent le nom des produits. Fuga vérifie le nom du produit et le code CNK pour savoir si le produit est déjà dans le système. Si le nom change, le produit sera à chaque fois considéré comme 'insuffisamment spécifié'.

Dans les 'Produits insuffisamment spécifiés' vous avez l'option 'Fusionner à un produit existant' (merge10.png). Avec cette option vous pouvez indiquer que le produit existe déjà sous un autre nom. Il y a deux cas:
  1. Il s'agit d'un nom temporaire, par exemple à cause d'un problème chez le fournisseur. Vous choisissez le nom du produit existant et cochez que celui-ci et le code CNK existant peuvent être remplacés par le nouveau nom et le nouveau code CNK. Cela vous évite de toujours devoir refaire cette action.
  2. Il s'agit d'un changement de nom définitif ou un changement de code CNK. Dans ce cas, vous indiquez de quel produit il s'agit et cliquez ensuite sur 'Fusionner'.

Mon stock effectif diffère du stock de Fuga. Comment puis-je corriger cela?

Vous pouvez modifier les quantités disponibles d'un lot/livraison grâce aux fonctions suivantes (vous pouvez retrouver cela sur la page Consulter un lot/livraison):

  • Si votre stock est plus grand que dans Fuga, vous pouvez ajouter la différence grâce à l'option 'Unités récupérées'.
  • Si votre stock est plus petit que dans Fuga, vous pouvez soustraire la différence grâce à l'option 'Unités disparues'.

Comment entrer mon stock dans Fuga?

Assurez-vous que tous les produits (définitions de produit) soient ajoutés, voir ici. Pour ajouter le stock, allez vers la fiche de produit, sous la section 'Lots/livraisons'. Vous pouvez ensuite ajouter les lots/livraisons (produits physiques) ici.

Lors de l'ajout d'un stock existant, arrondissez vers le haut. Comme ça, vous pourrez ajouter les unités utilisées (unités sortantes) en éditant le lot/livraison (sous 'Unités disparues').

Comment supprimer les produits non utilisés?

Il y a plusieurs façons de supprimer les produits non utilisés.

1. Vous pouvez supprimer des produits s'il n'y pas de lots/livraisons liés. Vous pouvez le faire avec 'Produits non référencés' sous l'onglet Avancé. Si le produit a des lots/livraisons utilisés, vous ne pouvez pas supprimer le produit, mais vous pouvez le désactiver.

Si vous avez des produits de la liste 'Produits insuffisamment décrits' qui ne sont pas à vendre et qui n'a rien à voir avec l'administration des médicaments (comme pansement, vicryl, etc.), vous pouvez les supprimer en demandant à votre grossiste si ces produits peuvent être commandés et livrés via un compte supplémentaire. Si possible, vous n'ajoutez pas ce compte dans Fuga, afin que ces produits ne seront jamais lus.

2. Définissez les produits: ils ne seront pas considérés comme 'insuffisamment décrits'. Ensuite, vous avez deux options pour supprimer le produit.

  • Si vous voulez gérer le stock pour ce lot/livraison, modifiez la fiche du lot/livraison si l'article est complètement consommé. Ensuite, mettez le 'Nombre d'unités disparues', avec la raison 'Consommation générale', égal au nombre fourni. De cette façon, le produit est également mentionné dans les 'Produits à commander'.
  • Toutefois, si vous ne voulez pas gérer le stock pour ce lot/livraison, supprimez le lot/livraison au moment de la livraison via Stock => Livraisons expédiées.

3. Supprimez lors de la livraison à la fois le lot/livraison et le produit, supprimez le lot/livraison commandé via Stock => Livraisons expédiées et la poubelle. Ensuite, vous avez deux options pour supprimer le produit.

  • Supprimez le produit via Avancé => Produits non référencés.
  • Définissez vous-même un produit 'Consommation générale' d'où vous référez les 'Produits insuffisamment décrits'.

Après avoir ajouté une livraison (document de livraison), le produit n'est pas encore disponible dans la consultation? Pourquoi?

Les lots/livraisons entrants sont encore dans la liste 'Commandes expédiées' sous le module Stock (plus d'informations ici). Le fait que vous avez un document de livraison ne veut pas dire que vous avez effectivement reçu les marchandises. C'est pourquoi ces lots/livraisons apparaissent d'abord dans la liste 'Commandes expédiées' et que vous devez indiquer explicitement que vous les avez reçu (avec delivered10.png). Ensuite ils font partie du stock et c'est à ce moment que le produit est verrouillé, s'il s'agit du premier lot/livraison de ce produit.

Comment faire le lien entre Fuga et mon fournisseur, pour que je puisse e.a. faire des commandes?

Sous l'onglet stock, vous créez une nouvelle fiche de fournisseur en choisissant 'Fournisseur' dans la barre en haut. Puis vous cliquez sur 'Nouveau'. Ensuite, débranchez l'interface du fournisseur et la fiche de fournisseur sous Configuration => Préférences du cabinet => Stock et cliquez sur le crayon. Dans le menu 'Relation entre l'interface du fournisseur et le fournisseur', choisissez votre fournisseur et sélectionnez la fiche du fournisseur que vous avez créée, et sauvegardez. En cliquant à nouveau sur le crayon, il apparaît un ou plusieurs champs supplémentaires pour vos fournisseurs. Ici vous pouvez entrer les informations d'identification que vous avez reçus de votre fournisseur.

Une fois que tout est terminé et enregistré, vous pouvez récupérer vos commandes sous Stock => Livraisons expédiées.

Je change de fournisseur. Comment puis-je l'indiquer dans Fuga?

Tout d'abord, il est important de savoir que vous pouvez travailler avec plusieurs grossistes ou fournisseurs en même temps dans Fuga. Pour ce faire, il suffit d'ajouter séparément les différents fournisseurs dans Fuga, voir ci-dessus comment activer l'interface dans Fuga.

Si vous changez de fournisseur, vous devez tout d'abord ajouter le nouveau fournisseur dans Fuga. Sous l'onglet Stock, vous créez une nouvelle fiche de fournisseur en choisissant 'Fournisseur' dans la barre en haut. Puis vous cliquez sur 'Nouveau'. Ensuite, débranchez l'interface du fournisseur et la fiche de fournisseur sous Configuration => Préférences du cabinet => Stock et cliquez sur le crayon. Dans le menu 'Relation entre l'interface du fournisseur et le fournisseur', choisissez votre fournisseur et sélectionnez la fiche du fournisseur que vous avez créée, et sauvegardez. En cliquant à nouveau sur le crayon, il apparaît un ou plusieurs champs supplémentaires pour vos fournisseurs. Ici vous pouvez entrer les informations d'identification que vous avez reçus de votre fournisseur.

Il arrive souvent que le nom du produit diffère de celui de différents fournisseurs, alors qu'il s'agit du même produit. Si tel est le cas, vous pouvez fusionner les deux produits en cliquant sur next10.png ('Fusionner avec un produit existant'), dans la ligne du produit sous Produits insuffisamment spécifiés. Ici vous pouvez choisir d'écraser le nom et le code CNK du produit existant et d'ajuster le prix brut et public. Sous Configuration => Préférences de cabinet => Stock => Écraser le nom et le CNK du produit existant (valeur par défaut), vous pouvez également indiquer si cette première option est ou ne sera pas incluse par défaut.

Enfin, vous pouvez également indiquer votre fournisseur préféré sous Configuration => Préférences du cabinet => Stock => Interface du fournisseur par défaut.

Lors de la sauvegarde de lots/livraisons livrés (sous la liste des commandes expédiées) je ne vois pas de produits quand je clique sur le grand camion. Pourquoi?

Quand vous voulez ajouter des produits en batch (avec le grand camion), cela ne fonctionne qu'avec les produits qui ont déjà été suffisamment spécifiés. Du moment que le produit est suffisamment spécifiés, vous pouvez indiquer en batch que les commandes ont été livrées. Vous trouvez ici plus d'informations sur les produits qui n'ont pas été suffisamment spécifiés.

Ce phénomène est typique pour le début quand de nombreux nouveaux produits arrivent dans le système.

Lors de l'ajout d'un document de livraison, au dessus apparaît en rouge: 'différence entre le taux de TVA de l'information du produit et la nouvelle commande'. Que veut dire ce message et comment le corriger?

Cet avertissement dit que le taux de TVA de la nouvelle livraison diffère de celui du produit dans Fuga, par exemple si le produit a un taux de TVA de 6%, mais le document de livraison indique 21%. Si vous pensez que 21% est correct, vous devez d'abord modifier le taux de TVA du produit et puis ajouter le document de livraison. Si vous pensez que 6% est correct, vous devez contacter votre fournisseur.

J'aimerai vendre une bouteille entière au lieu de par exemple deux demi-bouteilles. Comment faire?

Dans une vente ou une administration, il existe l'option 'Le plus ancien (1 lot/livraison)', à côté de 'Le plus ancien' et 'Manuel'. Alors, si vous voulez un certain nombre d'unités sortantes, le lot/livraison le plus ancien qui a encore assez d'unités sera choisis. Effet secondaire: s'il n y aucun lot/livraison qui a encore ce nombre d'unités, vous devrez utiliser une autre méthode de sélection.

A quoi sert le stock minimal et maximal?

Le stock minimal est nécessaire pour vous prévenir quand le stock est trop bas. Le stock maximal est utilisé pour déterminer combien d'unités il faudra commander, ce qui est toujours modifiable dans la commande. Par défaut, l'écart entre le stock maximal et le stock actuel sera rempli. Les quantités sont en 'Unités sortantes'.

Cette procédure n'est pas entièrement automatique, vous avez toujours le dernier mot. Ici vous trouvez plus d'informations sur les produits à commander.

Exemple: pour un certain produit l'unité sortante est 0,1ml. Par bouteille (produit lot/livraison) 10 ml sont disponibles. Imaginez que vous voulez avoir au moins deux bouteilles en stock et au maximum dix bouteilles, vous devrez mettre 200 pour le 'stock minimal' (10 ml par bouteille / 0,1ml * 2 bouteilles = 200ml) et pour 1000 pour 'stock maximal' (10 ml par bouteille / 0,1 ml * 10 bouteilles = 1000 ml).

Comment faire une demande d'analyse de laboratoire dans Fuga?

Dans la fiche de consultation sous la section 'Fichiers', vous pouvez faire une demande d'analyse.

  1. Choisissez addDoc18.png.
  2. Choisissez le bon formulaire de demande et cliquez sur 'Suivant'.
  3. Indiquez les bons paramètres et cliquez sur 'Sauvegarder'. Un nouveau document vient d'être ajouté à la consultation que vous pouvez ouvrir.
  4. Mettez le formulaire de demande d'analyse du labo dans votre imprimante et imprimez le document.

Certains laboratoires travaillent avec des demandes en ligne. Dans ce cas, vous devez imprimer la demande d'analyse à partir du site du laboratoire.

Comment collecter les résultats du laboratoire?

Vous devez d'abord remplir les données du laboratoire dans Configuration => Préférénces du cabinet => Documents externes. Le 'Dernier numéro de demande XYZ' est le dernier numéro de référence que vous avez utilisé auprès du laboratoire XYZ. Ceci est un numéro de série qui est utilisé comme identification unique d'une demande auprès de XYZ dans votre cabinet. Grâce à ce numéro de référence, les documents sont automatiquement ajoutés à la consultation.

Dans Centre docu => Fichiers externes, vous pouvez collecter les nouveaux résultats en cliquant sur myPetsReset10.png. Un paramètre important est 'Jours': celui-ci détermine combien de jours il faut retourner dans le temps pour collecter les résultats. Cette page sert de boite de réception pour tous les documents externes, vous pouvez y retrouver quatre colonnes:
  • Fichiers reçus - Les résultats avec un numéro de référence connu, ceux-ci sont automatiquement ajoutés à la bonne consultation.
  • Fichiers reçus (pas de destination) - Les résultats avec un numéro de référence inconnu, par exemple parce que la demande n'a pas été effectuée dans Fuga, ou parce que le laboratoire a fait une faute dans la référence. Vous pouvez manuellement ajouter les résultats à la bonne consultation.
  • Fichiers reçus (incomplets) - Les résultats incomplets. Ces résultats ne peuvent pas encore être archivés et restent dans la boite de réception jusqu'à ce qu'ils soient complets.
  • Fichiers attendus - Une liste de toutes les demandes qui ont été faites dans Fuga, mais pour lesquelles il n'y pas de résultats de disponibles.

Voir aussi ici.

Puis-je répartir le stock de mon dépôt sur différents dépôts virtuels afin de gérer a part le stock dans ma voiture et dans ma salle de consultation?

Oui, c'est possible. Imaginez que vous ayez un dépôt officiel XYZ. Vous pouvez alors créer quelques dépôts virtuels dans Configuration => Données du cabinet => Endroits (par exemple une voiture), vous devrez alors les donner un nom de dépôt de la forme XYZ-abc.

De nouveaux lots/livraisons arrivent au dépôt XYZ. Vous pouvez alors les déplacer dans un des dépôts virtuels via Avancé => Déplacer lot/livraison vers un autre dépôt. Avec cette option vous pourrez déplacer un lot/livraison entier (ou seulement une partie) vers un autre dépôt.

Puis-je modifier la numérotation des bons de commande?

Les bons de commande ont automatiquement un numéro (numéro distinct pour chaque dépôt). Vous pouvez ajouter le dernier numéro (par dépôt) dans les réglages. Ici vous trouvez plus d'information.

Vous trouvez un aperçu de tous les bons de commande des fournisseurs différents sous Centre docu => Fichiers du cabinet, si vous avez créé les bons de commande dans Fuga au moins (explicitement ou implicitement via une commande de NetOrder).

Autre

Est-il possible de créer une lettre d'information avec Fuga et de l'envoyer à toute ma clientèle?

Oui, c'est possible, soit en forme digitale, soit en forme analogue.

Si vous voulez envoyer une lettre d'information format digital, vous devez rechercher les clients ou les animaux auxquels vous voulez envoyer la lettre d'information en effectuant une Recherche avancée et utilisez email10.png dans le coin supérieur gauche. Après une recherche de client, vous pouvez envoyer une lettre d'information contenant des informations spécifiques aux clients, par exemple: 'Cher Monsieur Germain, la semaine prochaine nous organisons une conférence.' Après une recherche d'animal, vous pouvez envoyer une lettre d'information contenant des informations spécifiques à l'animal, par exemple: 'Cher Blackie, félicitations pour ton anniversaire.'

Lorsque vous créez une lettre d'information, vous pouvez établir le contenu de l'e-mail de trois façons différentes:

  • Vous entrez tout simplement un petit texte.
  • Vous télécharchez un fichier html.
  • Vous séléctionnez un modèle de type 'E-mail'. Vous pouvez utiliser à votre préférence la mise en page 'Simple' ou 'Texte riche'. Ceci vous permet de créer des lettres d'information personalisées.
  • Vous pouvez ajouter une annexe à l'e-mail. Cette annexe peut être un document externe que vous ajoutez, mais également un modèle de type 'lettre'.
Si vous voulez envoyer une lettre d'information format papier, vous devez rechercher les clients ou les animaux auxquels vous voulez envoyer la lettre d'information en effectuant une Recherche avancée et utilisez post10.png dans le coin supérieur gauche. Après une recherche de client, vous pouvez envoyer une lettre d'information en PDF contenant des informations spécifiques aux clients, par exemple: 'Cher Monsieur Germain, la semaine prochaine nous organisons une conférence.' Après une recherche d'animal, vous pouvez envoyer une lettre d'information en PDF contenant des informations spécifiques à l'animal, par exemple: 'Cher Blackie, félicitations pour ton anniversaire.'

J'ai imprimé les documents pré-imprimés du laboratoire à partir de Fuga, mais quelques données sont décalées. Est-ce que je peux modifier quelque chose dans les paramètres de mon imprimante?

Vérifiez que le bon format de papier soit choisi (A4), que la mise à échelle soit désactivée dans vos options d'impression et que le papier soit bien placé dans l'imprimante.

Depuis quelques années, de différents browsers ont leur propre lecteur PDF: ceux-ci modifient souvent la mise en page. C'est pourquoi il est mieux d'utiliser Acrobat Reader comme lecteur PDF pour imprimer les documents PDF. Vous pouvez configurer que Acrobat Reader est utilisé par défaut comme lecteur PDF, ici vous lisez comment faire.

Pourquoi les e-mails envoyés à partir de Fuga ont-ils comme expéditeur l'adresse e-mail 'fugaVWXY@sonetas.eu'?

L'envoi d'e-mails en masse est en permanence un combat contre les filtres de spam. Les filtres de spam regardent entre autres si l'expéditeur du message a le même nom de domaine que le serveur à partir duquel le message a été envoyé. C'est pourquoi l'e-mail est envoyé à partir d'une adresse de Sonetas (par exemple ue.satenos|4321aguf#ue.satenos|4321aguf) et que l'adresse e-mail du cabinet est dans l'option 'répondre', de manière à ce que les réponses arrivent quand-même au cabinet.

Chaque cabinet a sa propre adresse sonetas.eu. Cette adresse se présente sous la forme ue.satenos|YXWVaguf#ue.satenos|YXWVaguf, VWXY sont les 4 premiers chiffres dans le nom d'utilisateur. Les e-mails sont donc envoyés à partir de cette adresse. Les e-mails non délivrables ou les réponses des clients e-mail mal configurés arriveront sur l'adresse e-mail ue.satenos|YXWVaguf#ue.satenos|YXWVaguf, mais seront automatiquement retransmis à l'adresse publique du cabinet (Configuration => Données du cabinet => Général). Vous pouvez mettre le nom de votre cabinet comme 'Affichage utilisé pour adresse e-mail publique', afin que vos clients reconnaissent l'expéditeur de l'e-mail.

De plus, 3 moyens techniques ont été entrepris pour éviter que vos e-mails soient considérés comme étant du spam: PTR records, SPF et DKIM.

Rien ne se passe quand je veux supprimer quelque chose via la poubelle. Que faire?

La fonction pour supprimer quelque chose dans Fuga fonctionne avec des pop-ups que demandent une confirmation. Si votre navigateur est configuré de bloquer les pop-ups, il est bien possible que vous ne voyez pas de pop-up en cliquant sur la poubelle. Pour résoudre ce problème, vous devez autoriser des pop-ups dans votre navigateur.

Comment puis-je vendre mon véhicule via mon cabinet? Que dois-je faire dans Fuga pour que la TVA ne soit ajoutée qu'à 50% du montant?

Pour que la TVA ne soit ajouée qu'à 50% du montant total de vente, vous devez utiliser les postes libres dans Fuga. Créez d'abord un 'Poste libre' pour 50% du prix de venté, taxé à 21% de TVA. créez puis un 'Poste libre' pour 50% du prix de vente, et mettez le taux de TVA à 0%. Ces deux montants peuvent être comptabilisés sur une seule et unique facture.

Note: cette information est conforme aux dispositions légales (depuis 2012) pour la vente d'une voiture.

Comment partager des données avec un collègue vétérinaire qui travaille également avec Fuga?

Pour échanger des données de clients et de patients avec d'autres vétérinaires, vous pouvez simplement exporter la fiche de vos clients à partir de votre Fuga et les transmettre aux collègues. Le collègue peut alors importer la fiche dans son Fuga. Dans une consultation, cliquez sur addDataExportFile18.png sous l'onglet 'Fichiers', ce qui rend un fichier d'exportation avec les informations du client et du patient. Vous pouvez ensuite envoyer le fichier via email10.png à un vétérinaire compagnon. Dans ce cas, l'autre vétérinaire doit être entré dans Fuga comme contact (non-client) et il doit évidemment avoir une adresse e-mail dans Fuga. Pour importer un fichier, ajoutez-le sous Consultation en sélectionnant 'Client/animal (via l'import)', à côté du bouton 'Nouveau'. Une autre chose que vous pouvez faire pour impliquer un autre vétérinaire, c'est d'envoyer une lettre référent à partir de Fuga. Sous la section 'Fichiers' (de la fiche de consultation) vous pouvez cliquer sur l'icône addDoc18.png. Vous irez ensuite dans le Centre docu et vous pourrez choisir comme type 'Lettre référent'. Vous pouvez vérifier la lettre et éventuellement la modifier. Si vous sauvegardez ce document, celui-ci sera ajouté (en PDF) à la consultation. En cliquant sur l'icône email10.png, le document sera envoyé par e-mail (si vous avez rempli le médecin référent dans la consultation celui-ci apparaîtra comme un des possibles destinataires. N'oubliez pas d'ajouter le médecin réfèrent dans vos contacts (non clients) et d'ajouter son adresse e-mail.