Consultation

Introduction

Vous verrez cette section quand vous êtes sur la page d'accueil de Fuga. Vous pouvez toujours retourner vers cette section en cliquant sur le module 'Consultation' ou en cliquant sur le logo de Fuga.

Sur la page d'accueil, vous verrez les sections suivantes:

  • Prochains rendez-vous - Ici vous verrez un résumé des prochains rendez-vous. Le nombre maximum de rendez-vous peut être réglé dans les réglages.
  • Ventes/consultations non verrouillées - Pour plus d'information, allez vers la section sur les consultations.
  • Ventes/consultations non finalisées - Pour plus d'information, allez vers la section sur les consultations.

Client

Dans Fuga, un client n'est pas forcément une personne distincte. Un client peut être une entreprise, une famille, etc. Bref, un client peut contenir plusieurs personnes et avoir plusieurs adresses (dont un/e principal(e)).

Ajouter un client

Pour créer un nouveau client, vous devez être dans le module 'Consultation'. Dans la colonne grise, vous verrez un menu déroulant (voir l'image). Choisissez 'Client' dans cette liste et cliquez sur le bouton 'Nouveau'.

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Un nouvel écran apparaît. Dans cet écran, vous allez devoir remplir les différentes informations concernant le client.

  • Personne de contact principale - Le contact qui sera sélectionné comme contact par défaut.
    • Titre
    • Prénom
    • Nom de famille
    • Numéro de registre national (pour l'utiliser, vous avez besoin d'une autorisation de la Commission vie privée)
    • Date de naissance
    • Langue
    • Contact - Il est obligatoire d'ajouter au moins un moyen de contact. Les moyens disponibles sont: téléphone, GSM, e-mail, télécopie et autres.
  • Communication écrite - Indiquez le moyen par lequel le client souhaite recevoir la communication écrite. Si vous choisissez e-mail, vous devez également remplir une adresse e-mail valide dans le contact. Ce paramètre est désormais prévu pour les documents ci-dessous. En outre, ces réglages peuvent être effectués par personne, donc pas seulement au niveau de la clientèle. L'option SMS ne s'affiche que les réglages de la passerelle SMS sont entrés dans les 'Préférences du cabinet'.
    • Lettre d'information (-/E-mail/Courrier)
    • Financier: factures, notes de crédit, les reçus, les rappels de paiement (E-mail/Courrier)
    • Rappel de traitement (-/E-mail/Courrier)
    • Confirmation de rendez-vous consultation (-/E-mail/SMS)
    • Rappel de rendez-vous consultation (-/E-mail/SMS)
  • Adresse principale - C'est l'adresse principale du client (pays, rue et numéro, code postal et commune).
  • Entreprise - Indiquez ici si le client est une entreprise. Si c'est le cas, certaines informations sont requises.
    • Nom de l'entreprise
    • RPM
    • Numéro de l'entreprise
    • Site web
  • Étiquette - Il est possible d'introduire une 'étiquette' par client. Cela permet de séparer le clientèle en groupes. Vous pouvez alors utiliser cette étiquette comme filtre dans certains rapports. L'étiquette sera également montrée dans l'en-tête du client.
  • Animaux de rente - Indiquez si le client a des animaux de rente ou pas.
  • Vétérinaire de guidance de troupeau - Indiquez si vous avez ce rôle auprès du client.
  • MediRund UBN
  • Carte Royal Canin
  • Avertissement - Facultativement, les avertissements apparaîtront en rouge sur la fiche.
  • Description
  • Financier
    • Réduction honoraires/vente (%) - Indiquez la réduction par défaut que ce client reçoit sur les honoraires et les ventes. La réduction par défaut pour des (nouveaux) clients peut être modifiée dans les réglages.
    • Carte de fidélité - Les produits que vous sélectionnez, apparaîtront sur cette carte de fidélité. Lorsque la carte de fidélité est remplie, vous pourrez la régler lors d’une prochaine consultation. Ici, vous pouvez indiquer si le contact en a une.
    • Réduction paiement rapide - Indiquez ici si vous voulez que le client reçoit une réduction s'il paie rapidement.
    • Tiers payant (par défaut)
    • Montrer le détail des produits administratifs sur la facture - Montrer le détail des produits administratifs sur la facture.
    • Note standardisée sur facture/reçu

Après sauvegarder, vous arrivez sur la page Consulter un client. Voir ci-dessous pour plus d'information.

Résumé des clients

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Pour chercher un ou plusieurs clients, vous devez être dans le module 'Consultation'. Dans la colonne grise sous le menu principal vous verrez une zone de texte et un menu déroulant (voir l'image à droite). Vous pouvez rentrer dans cette case les critères de recherche exactes ou une partie. Vous pouvez aussi utiliser un métacaractère (*) dans votre critère de recherche. Exemple: vous cherchez un client avec le nom 'Du Pont', mais vous n'êtes pas sûr si c'est 'Du Pont' ou 'Dupont'. Alors, vous pouvez faire une recherche '*pont', par quoi sont montrés les résultats dans lesquels 'pont' est présent. Le nombre de résultats est limité par rapport au maximum que vous pouvez modifier sur la page Mes préférences.

À côté de la recherche rapide, il y a aussi les options de recherche 'Avancée' et 'Formulaire'. L'option 'Formulaire' permet de chercher à partir d'un formulaire, par exemple le nom du client. Vous pouvez ici, comme dans les autres options de recherche, utiliser un métacaractère (*). Lorsque vous cherchez par exemple le client Laurent Durand habitant rue Goncourt, vous pouvez effectuer la recherche comme suit:

  • Dans le champs de recherche, tapez '*rand,lau,*court'.
  • Sélectionnez 'Formulaire'.
  • Cliquez sur la loupe.
  • Appuyez sur la touche 'Enter'.

L'option de recherche avancée est la plus flexible: avec celle-ci, vous pouvez composer des recherches complexes (voir ci-dessous). Il y a aussi une option 'Recherche stockée', dans laquelle toutes les recherches stockées se présentent.

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Comme vous pouvez le voir sur l'image à droite, vous obtiendrez une liste de clients. Au-dessus de la liste, il y a quatre grandes icônes:

  • add18.png : nouveau client - Ajouter un client.
  • post18.png : lettre - Envoyer une lettre à tous les clients de la liste.
  • label18.png : étiquette d'adresse - En cliquant sur cette icône, vous imprimez toutes les étiquettes d'adresse de la liste.
  • email18.png : e-mail - Envoyer un e-mail à tous les clients dans la liste.

Dans cette liste, il y a plusieurs icônes par colonne (client):

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvrira dans lequel vous pourrez modifier les informations de ce client. Ce pop-up est similaire à l'écran pour ajouter un client.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, la page Consulter un client s'ouvre.
  • label10.png : étiquette d'adresse - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer les étiquettes d'adresse de ce client.
  • sales10.png : nouvelle vente - En cliquant sur cette icône, vous pouvez enregistrer une nouvelle vente auprès de ce client.
  • consultation10.png : nouvelle consultation - En cliquant sur cette icône, vous pourrez commencer une nouvelle consultation. Les données du client seront pré-remplies.
  • communication10.png : nouvelle communication - En cliquant sur cette icône, vous pouvez ajouter une nouvelle communication avec le client.
  • appointment10.png : prendre rendez-vous - En cliquant sur cette icône, vous pouvez prendre rendez-vous avec le client.

Consulter un client

Sur cette page vous pouvez voir l'entière fiche client. Il y a sept modules à votre disposition: 'Général', 'Personnes', 'Endroits', 'Animaux', 'Dossier', 'Financier' et 'Fichiers'.

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Du moment que vous ouvrez une fiche client, il y aura dans la colonne gauche de l'application (sous le logo) une fenêtre en plus (voir l'image). Vous verrez toujours le nom et les coordonnées du client avec le numéro client du contact principal, ceci est aussi un lien vers la page d'accueil de la fiche client. De plus, l'adresse principale est visible. D'éventuels avertissements et factures impayées seront visibles dans cette fenêtre.

  • label18.png : étiquette d'adresse - En cliquant sur cette icône, vous imprimez toutes les étiquettes d'adresse de la liste.
  • labelContact18.png : étiquette de contact - En cliquant sur cette icône, vous imprimez toutes les étiquettes de contact de la liste.
  • labelBarCode18.png : badge de client - En cliquant sur cette icône, vous imprimez tous les badges de client de la liste.
  • appointment18.png : prendre rendez-vous - En cliquant sur cette icône, vous pouvez prendre un nouveau rendez-vous pour ce client.
  • smAgenda18.png : montrer les rendez-vous - En cliquant sur cette icône, vous montrez tous les rendez-vous de ce client.
  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez modifier les informations du client.

D'éventuels avertissements et factures impayées seront visibles dans cette fenêtre, notamment:

  • Factures/reçus non payés - Si cet avertissement est affiché en rouge, le client a au moins une facture ou un reçu non payé(e) qui a dépassé(e) le délai de paiement. Si l'avertissement est orange, le client a au moins une facture ou un reçu non payé(e) qui n'a pas encore dépassé(e) le délai de paiement.
  • Notes de crédit non payées - Si cet avertissement est affiché en rouge, le client a au moins une note de crédit non payée qui a dépassée le délai de paiement. Si l'avertissement est orange, le client a au moins une note de crédit non payée qui n'a pas encore dépassée le délai de paiement.
  • Comptes courants ouverts - Cet avertissement implique que le client a des comptes courants ouverts qui ne sont pas encore finalisés sur la facture.

Général

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Dans cette section, vous retrouverez les informations générales que vous avez introduit dans la fiche client.

En haut de la page, quatre icônes sont prévues:

  • edit18.png : éditer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez modifier les informations précédemment spécifiées, à l'exception du numéro de client et la première consultation.
  • label18.png : étiquette d'adresse - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes d'adresse du client.
  • labelContact18.png : étiquette de contact - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer une étiquette avec l'information sur le client.
  • labelBarCode18.png : badge de client - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer un badge du client.

Personnes

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Dans cette section, vous pouvez retrouver les contacts de ce client. Vous pouvez ajouter un nouveau client en cliquant sur l'icône add10.png en haut de la page. Un pop-up s'ouvrira dans lequel les informations de la personne devront être remplies.

Chaque personne a les informations suivantes:

  • Titre
  • Prénom
  • Nom de famille
  • Numéro de registre national (pour l'utiliser, vous avez besoin d'une autorisation de la Commission vie privée)
  • Date de naissance
  • Lieu de naissance
  • Sexe
  • Langue - Cela indique la langue des communications écrites pour le client, comme les rappels.
  • Adresse principale - L'adresse principale de cette personne. Les adresses peuvent être gérées sous la sections 'Endroits' (voir ci-dessous).
  • Contact - Il est obligatoire d'avoir au moins un moyen de contact (téléphone, GSM, e-mail, fax ou autre).
  • Communication écrite - Ici, vous pouvez indiquer le moyen par lequel le client désire recevoir la communication écrite (comme confirmation et rappel).

Chaque colonne (personne) dans la liste est accompagnée des icônes suivantes:

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvre dans lequel vous pouvez modifier les informations personnelles.
  • prime10.png : mettre comme principal - En cliquant sur cette icône, cette personne devient la personne de contact principale.
  • activate10.png : activer - En cliquant sur cette icône, vous activez cette personne.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous désactivez cette personne.
  • myPetsInvite10.png : mesanimaux.eu invitation - En cliquant sur cette icône, vous pouvez envoyer une invitation de mesanimaux.eu.
  • myPetsReset10.png : mesanimaux.eu: réinitialiser le mot de passe - En cliquant sur cette icône, vous pouvez réinitialiser le mot de passe de mesanimaux.eu.
  • myPetsDeactivate10.png : désactiver mesanimaux.eu - En cliquant sur cette icône, vous pouvez désactiver mesanimaux.eu.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, vous montrez les données de cette personne.

Endroits

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Dans cette section, vous pouvez retrouver les endroits du client. Vous pouvez ajouter un nouveau lieux en cliquant sur l'icône add10.png en haut de la page. Ensuite, un pop-up s'ouvrira dans lequel vous pourrez remplir les informations.

Chaque endroit a les informations suivantes:

  • Pays
  • Rue et numéro
  • Code postale
  • Commune
  • Numéro de troupeau
  • IBR lutte
  • Description

Chaque colonne (endroit) dans la liste est accompagnée des icônes suivantes:

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up apparait dans lequel vous pourrez modifier les informations des endroits.
  • prime10.png : mettre comme principal - En cliquant sur cette icône, vous pourrez choisir le lieu principal et le lieu de facturation.
  • activate10.png : activer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez activer cet endroit.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous pouvez désactiver cet endroit.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez montrer les données de cet endroit.

Animaux

Dans cette section, vous verrez une liste de tous les animaux (patients) qui sont liés à ce patient. Pour plus d'information sur ce sujet, regardez ci-dessous.

Dossier

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Dans cette section vous pouvez retrouver l'historique de ce client. Toutes les consultations, communications et ventes sont indiquées ici. En haut de la page, trois icônes sont disponibles:

  • sales18.png : nouvelle vente - En cliquant sur cette icône, vous pouvez enregistrer une nouvelle vente auprès de ce client.
  • consultation18.png : nouvelle consultation - En cliquant sur cette icône, vous pouvez enregistrer une nouvelle consultation avec ce client.
  • communication18.png : nouvelle communication - En cliquant sur cette icône, vous pouvez enregistrer une nouvelle communication auprès de ce client.

Chaque colonne (vente, consultation ou communication) dans la liste est accompagnée des icônes suivantes:

  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez voir cette vente, consultation ou communication en détail.
  • delete10.png : supprimer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez supprimer cette vente, consultation ou communication (après confirmation). Attention: les consultation ou ventes verrouillées ne peuvent être supprimées.
  • unlock10.png : déverrouiller - En cliquant sur cette icône, vous pouvez déverrouiller des consultations et des ventes (après confirmation). Attention: seulement les ventes et consultations non finalisées peuvent être déverrouillées. Dans le module 'Avancé', vous pouvez déverrouiller d'autres consultations. Ainsi, lorsque vous déverrouillez une consultation déjà finalisée, et que d'autres consultations font partie de la facture concernée, ces autres consultations se retrouveront automatiquement sur le 'Compte courant'. Toute la facture ne sera donc pas déverrouillée.

Financier

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Dans cette section, vous pouvez consulter les transactions financières de ce client. Il y a quelques résumés:

  • Comptes courants ouverts
  • Rappel
  • Factures/reçus non payés
  • Facture/reçu
  • Notes de crédit
De nouveaux rappels de paiement et notes de crédits peuvent être créés en cliquant sur l'icône add10.png au-dessus des résumés respectifs. Un nouveau pop-up apparaitra dans lequel vous devrez remplir les informations nécessaires.

Pour chaque résumé, les icônes suivantes sont disponibles:

  • createInvoice10.png : créer facture - En cliquant sur cette icône, vous créez une facture d'un compte courant ouvert.
  • label10.png : étiquette d'adresse - En cliquant sur cette icône, vous créez une étiquette d'adresse.
  • financialOverviewPdf10.png : aperçu financier - En cliquant sur cette icône, vous créez un aperçu financier en PDF.
  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvrira dans lequel vous pourrez modifier quelques informations:
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, un pop-up apparaît dans lequel l'information est disponible. Cette action n'est pas possible pour les factures/reçus.
  • prime10.png : indiquer comme payé - En cliquant sur cette icône, vous pouvez indiquer cette action comme payée.
  • post10.png : lettre - En cliquant sur cette icône, vous pouvez ouvrir ce document et éventuellement l'imprimer
  • email10.png : e-mail - En cliquant sur cette icône, vous pouvez envoyer ce document par e-mail au client. Cette option n'est pas disponible si une adresse e-mail n'est pas entrée.

Il est toujours possible de télécharger le document en cliquant sur le numéro de dossier.

Fichiers

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Dans cette section, vous pouvez retrouver les fichiers qui sont liés à ce client. Pour plus d'information sur les fichiers, lisez les pages d'aide du Centre docu.

  • add18.png : ajouter - En cliquant sur cette icône, vous pouvez ajouter des contrats. Dans ces contrats, vous pouvez ajouter un vétérinaire de votre cabinet, tout comme un vétérinaire de remplacement.
  • addDoc18.png : créer un fichier basé sur un modèle - En cliquant sur cette icône, vous pouvez créer un fichier basé sur un modèle.
  • email18.png : e-mail - En cliquant sur cette icône, vous pouvez envoyer un e-mail.

Il est possible de créer des fichiers pour de différents clients, en même temps (par lots). Le système est comparable au procédure pour envoyer des lettres d'information:

  1. Vous cherchez d'abord un groupe de clients. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la recherche 'Avancée'.
  2. Au-dessus de la liste de résultats, il y aura une icône d'une enveloppe. Si vous cliquez sur l'icône, vous pourrez choisir un modèle parmi tous les modèles actifs. Vous pouvez également sélectionner ou désélectionner des clients manuellement.
  3. Cliquez ensuite sur 'Lettre' pour faire une lettre pour tous les clients sélectionnés.

Note: un fichier qui est fait de cette façon n'est pas sauvegardé dans Fuga. Néanmoins, ce fichier peut être gardé ou imprimé comme PDF.

Carte de fidélité

Ici, vous verrez si le client a une carte de fidélité et combien d'argent il a sur cette carte. Pour ajouter une carte de fidélité (par l'icône add10.png), il faut introduire les informations suivantes:
  • Description
  • Date
  • TVA incl.
  • Tarif de TVA (%)

Chaque colonne dans la liste est accompagnée des icônes suivantes:

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez éditer les données.
  • delete10.png : supprimer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez supprimer la carte de fidélité (après confirmation).
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez voir cette carte de fidélité en détail.

Animal

Résumé des animaux

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Il y a deux façons d'obtenir le résumé des animaux.

Pour rechercher un ou plusieurs animaux, vous devez être dans le module 'Consultation'. Dans la colonne grise sous le menu principal, vous verrez une zone de texte et un menu déroulant (voir l'image à droite). Dans cette case, vous pouvez rentrer les critères de recherches exacts ou une partie de ceux-ci. Vous pouvez aussi utiliser des métacaractères (*) dans votre recherche. Si vous mettez un '*' dans la zone de texte, vous obtiendrez une liste de tous les animaux (limitée par le nombre de résultats, voir Mes préférences).

À côté de la recherche rapide, il y a aussi les options de recherche 'Avancée' et 'Formulaire'. L'option 'Formulaire' permet de chercher à partir d'un formulaire, par exemple le nom de l'animal. Vous pouvez ici, comme dans les autres options de recherche, utiliser un métacaractère (*).

L'option de recherche avancée est la plus flexible: avec celle-ci, vous pouvez composer des recherches complexes (voir ci-dessous). Il y a aussi une option 'Recherche stockée', dans laquelle toutes les recherches stockées se présentent.

Vous pouvez aussi voir directement un résumé de tous les animaux d'un client, dans la section 'Animaux'. Au sommet de cette page vous verrez une icône add10.png, avec laquelle vous pouvez ajouter un animal.

Dans les résumés, par colonne (animal), les icônes suivantes sont disponibles:

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvrira dans laquelle les informations général de l'animal peuvent être modifiées.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, la page consulter l'animal s'ouvre.
  • label10.png : étiquette de patient - En cliquant sur cette icône, vous pourrez imprimer l'étiquette du patient.
  • sales10.png : nouvelle vente - En cliquant sur cette icône, vous pourrez enregistrer une nouvelle vente pour cet animal.
  • consultation10.png : nouvelle consultation - En cliquant sur cette icône, vous pourrez commencer une nouvelle consultation pour cet animal.
  • communication10.png : nouvelle communication - En cliquant sur cette icône, vous pourrez enregistrer une nouvelle communication pour cet animal.
  • appointment10.png : prendre rendez-vous - En cliquant sur cette icône, vous pourrez prendre rendez-vous.

Ajouter un animal

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Il y a deux façons par lesquelles un animal peut être ajouté.

Pour la première méthode, vous devez être dans le module 'Consultation'. Dans la colonne grise sous le menu principal, vous verrez un menu déroulant (voir l'image à droite). Dans cette liste, choisissez 'Animal' et cliquez sur le bouton 'Nouveau'. La deuxième méthode consiste à cliquer sur l'icône add10.png, dans la fiche de client, dans la section 'Animal'. Dans ce cas précis, un pop-up s'ouvrira, au lieu d'une nouvelle page entière.

Vous verrez alors un formulaire dans lequel vous devez remplir les informations suivantes:

  • Nom - Le nom de l'animal.
  • Client - Sélectionnez le propriétaire de l'animal. Si vous créez l'animal à partir de la fiche client, cette case sera préremplie.
  • Utilisation - Animal de rente ou pas. Il est surtout important pour déterminer le taux de TVA.
  • Statut - Le statut de l'animal est différent: normal (en vie), décédé, euthanasie, disparu, vendu ou inconnu. Les statuts 'Normal (2)' et 'Normal (3)' sont pour votre propre utilisation. Vous pouvez vous-même donner des significations à ces statuts, par exemple 'Normal (2)' veut dire que l'animal est hospitalisé. Lorsque le statut de l'animal change en 'Décédé' ou 'Euthanasie' quand vous verrouillez une consultation, un contrôle sera effectué, destiné à vérifier s'il y a encore des rendez-vous prévus pour cet animal. Si cela est le cas, vous en serez averti.
  • Adresse principale - Sélectionnez l'adresse principale.
  • Personne principale - Sélectionnez la personne principale de l'animal.
  • Animal: classe
  • Espèce
    • Race - En fonction de la classe animale choisie, vous pourrez choisir une race.
    • Destiné à la chaîne alimentaire - Cette fonction ne sera visible que pour les animaux qui sont destinés à la chaîne alimentaire.
    • Destiné à la production de lait - Cette ne sera visible que pour les bovins, les moutons et les chèvres.
    • Registre AB catégorie
    • Sanitel Med catégorie
  • Avertissement
  • Remarque
  • Animal individuel (pas de groupe/stable) - Il y a une distinction entre les animaux individuels et les groupes/stables. Dans la colonne à gauche de la fiche animal, vous voyez les propriétés qui sont d'application pour les groupes/stables, ainsi que pour les animaux individuels. A la droite, vous pouvez indiquer s'il s'agit d'un animal individuel. Si c'est le cas, vous verrez des champs supplémentaires.
    • Sexe
    • Stérilisé(e)
    • Date de naissance
    • Identification
    • Pedigree
    • Passeport
    • Couleur
    • Dessin
    • Diète
    • Produit diététique
    • Produit diététique (2)
    • Cage d'hospitalisation - Indique dans quelle cage l'animal est hospitalisé.
    • Assuré - L'animal est-il assuré, chez quelle compagnie d'assurance (éventuellement une numéro d'assurance).

Après la sauvegarde, vous êtes redirigé sur la page Consulter un animal.

Consulter un animal

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Sur cette page, vous pouvez voir l'entière fiche d'animal. Il y a quatre sections, à savoir 'Général', 'État des traitements', 'Dossier' et 'Fichiers'.

Du moment que vous ouvrez la fiche de l'animal, il y a aura dans la colonne à gauche de l'application sous le logo un élément en plus (voir l'image accompagnante). Vous voyez le nom de l'animal ensemble avec le numéro de patient, qui sert également de lien vers la fiche de l'animal. De plus, vous voyez que les informations de base sont visibles: espèce, sexe et stérilisation.

D'éventuels avertissements et factures impayées seront visibles dans cette fenêtre, notamment:

  • Destiné à la chaîne alimentaire - Cet avertissement indique si l'animal est destiné à la chaîne alimentaire. Ce paramètre est modifiable dans la fiche animal sous 'Général'.
  • 'Texte libre' - Vous pouvez insérer cet avertissement vous-même dans la fiche animal sous 'Général'.
  • Traitement - Cet avertissement implique que l'animal doit être suivi pour un traitement attendu d'il y a un mois ou dans un mois.
Via l'icône edit10.png, vous pouvez éditer les données de l'animal.
  • label18.png : étiquette de patient - Vous pouvez consulter et éventuellement imprimer une étiquette de patient.
  • labelBarCode18.png : badge de patient - Vous pouvez consulter et éventuellement imprimer le badge de patient.
  • appointment18.png : prendre rendez-vous - Vous pouvez directement prendre rendez-vous.
  • smCharts18.png : poids - Il y a un lien au graphique de poids.

Général

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Dans cette section, vous retrouverez les informations générales de l'animal (le patient). Il s'agit de l'information que vous avez rentrée dans le système quand vous avez ajouté l'animal, avec le numéro de patient automatique en plus.

En haut de la page, il y a trois icônes:

  • edit18.png : éditer - Avec celle-ci, vous pouvez modifier toutes les informations, sauf le numéro de patient.
  • label18.png : étiquette de patient - Avec celle-ci, vous pouvez imprimer une étiquette de patient.
  • labelBarCode18.png : badge de patient - Avec celle-ci, vous pouvez imprimer un badge pour l'animal.

État des traitements

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Les états de traitements sont relatés aux protocoles de traitement ('Vaccinations' et 'Autres traitements'). Ici, vous pouvez retrouver le statut de chaque patient pour les protocoles effectués. La date du prochain traitement pour chaque statut est montrée dans le résumé.

Vous pouvez aussi manuellement ajouter un traitement en cliquant sur l'icône add10.png. Vous pouvez alors choisir le protocole (seulement les protocoles pertinents sont montrés) et vous pouvez aussi choisir la date pour le prochain traitement.

Chaque colonne (statuts) dans la liste est accompagnée par les icônes suivantes:

  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvre dans lequel vous pouvez consulter les données des protocoles effectués des traitements.
  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvre dans lequel vous pouvez modifier la date dans 'Traitement suivant'.
  • delete10.png : supprimer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez supprimer ce statut (après confirmation).

Le fait d'associer automatiquement différents statuts peut être fait de la façon suivante.
Imaginez que le protocole PA (pour les maladies Z1 et Z2) et le protocole PB (pour la maladie Z2) s'occupent des statuts SA et SB. Imaginez que vous créez un protocole X (pour les maladies Z1 et Z3), il s'occupe du statut SX. Quand vous effectuerez pour la première fois ce protocole sur le patient, les statuts SA et SB disparaîtront et seront remplacés par le statut SX. Les statuts seront associés quand il y aura chevauchement entre différents protocoles.

Dossier

dossier%20animal.PNG

Dans ce module, vous pouvez consulter l'historique de l'animal. Dans celui-ci, toutes les consultations, communications et ventes sont affichées. En haut de la page, les trois icônes suivantes sont disponibles:

  • sales18.png : nouvelle vente - En cliquant sur cette icône, vous pouvez enregistrer une nouvelle vente auprès de cet animal.
  • consultation18.png : nouvelle consultation - En cliquant sur cette icône, vous pouvez enregistrer une nouvelle consultation auprès de cet animal.
  • communication18.png : nouvelle communication - En cliquant sur cette icône, vous pouvez enregistrer une nouvelle communication auprès de cet animal.

Chaque colonne (vente, consultation ou communication) dans la liste est accompagnée par les icônes suivantes:

  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez voir en détail cette vente, consultation ou communication.
  • delete10.png : supprimer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez supprimer cette vente, consultation ou communication (après confirmation). Attention: les consultations verrouillées et les ventes ne peuvent plus être supprimées.
  • unlock10.png : déverrouiller - En cliquant sur cette icône, vous pouvez déverrouiller une consultation ou une vente (après confirmation). Attention: seulement les consultations non finalisées et ventes peuvent être déverrouillées ici. Dans le module 'Avancé', d'autres consultations peuvent être déverrouillées. Ainsi, lorsque vous déverrouillez une consultation déjà finalisée, et que d'autres consultations font partie de la facture concernée, ces autres consultations se retrouveront automatiquement sur le 'Compte courant'. Toute la facture ne sera donc pas déverrouillée.

Fichiers

fichiers.PNG

Dans cette section, vous pouvez voir les fichiers qui sont liés à l'animal (patient). Pour plus d'information sur les fichiers, lisez les pages d'aide du Centre docu.

  • add18.png : ajouter - En cliquant sur cette icône, vous pouvez ajouter un nouveau fichier.
  • addDoc18.png : créer un fichier basé sur un modèle - En cliquant sur cette icône, vous pouvez créer un fichier basé sur un modèle.
  • email18.png : e-mail - En cliquant sur cette icône, vous pouvez envoyer un e-mail (par lots) avec ce fichier.

Chaque colonne dans la liste est accompagnée par les icônes suivantes:

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvre dans lequel vous pouvez modifier les détails du fichier.
  • delete10.png : supprimer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez supprimer ce fichier (après confirmation).
  • email10.png : e-mail - En cliquant sur cette icône, vous pouvez envoyer un e-mail avec ce fichier.

Contact

Dans Fuga, il y a plusieurs types de contacts. La plus grande distinction entre les contacts est entre ceux qui sont client et ceux qui ne le sont pas. Dans cette section, on se concentrera sur les contacts qui ne sont pas client.

Ajouter un contact

consultation-contact-nouveau.png

Pour créer un nouveau contact, vous devez être dans le module 'Consultation'. Dans la colonne grise sous le menu principal, vous verrez un ménu déroulant (voir l'image à droite). Dans ce menu, choisissez 'Contact (non client)' et cliquez sur le bouton 'Nouveau'.

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Un nouvel écran apparait. Dans celui-ci, vous devez remplir des informations par rapport au contact.

  • Personne de contact principale - La personne qui sera contact par défaut.
    • Titre
    • Prénom
    • Nom de famille
    • Numéro de registre national (pour l'utiliser, vous avez besoin d'une autorisation de la Commission vie privée)
    • Date de naissance
    • Langue
    • Contact - Il est obligatoire d'ajouter au moins un moyen de contact. Les moyens disponibles sont: téléphone, GSM, e-mail, fax ou autre.
  • Communication écrite - Vous pouvez indiquer si le client veut recevoir des newletters et, si c'est le cas, via quel medium.
  • Adresse principale - L'adresse principale du client.
  • Entreprise - Indique si le client est une entreprise. Si c'est le cas, des données supplémentaires sont nécessaires.
    • Nom de l'entreprise
    • RPM
    • Numéro de l'entreprise
    • Site web
  • Type de contact - Plusieurs types de contact sont possibles.
    • Fournisseur - Facultativement, le livre des comptes par défaut pour ce fournisseur peut être choisi ici.
    • Collègue
    • Maréchal-ferrant
    • Laboratoire
    • Assureur
    • Interne
    • Autre
  • Données bancaires - Facultativement, vous pouvez enregistrer la banque et le numéro de compte, tout comme l'IBAN et le BIC.
  • Description

Résumé des contacts

consultation-contact-recherche.png

Pour rechercher un ou plusieurs contact, vous devez être dans le module 'Consultation'. Dans la colonne grise sous le menu principal, vous verrez une zone de texte et un menu déroulant (voir l'image à droite). Vous pouvez ici rentrer les critères de recherche exacts ou partiels. Vous pouvez aussi utiliser des métacaractères dans la recherche. Si vous mettez un '*' dans la zone de texte, vous aurez une liste (limitée par votre nombre maximum de résultats de recherche, voir Mes préférences).

resume%20des%20contact.PNG

Comme vous pouvez voir dans l'image, vous obtiendrez une liste des contacts. Au-dessus de la liste, il y a trois grandes icônes:

  • add18.png : ajouter - Ajouter un contact.
  • label18.png : étiquette d'adresse - Imprimer toutes les étiquettes d'adresse de la liste.
  • email18.png : e-mail - Envoyer un e-mail à tous les contacts de la liste.

Dans la liste, il y a différentes icônes par colonne (contact):

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, vous verrez un pop-up dans lequel vous pouvez modifier les informations de ce contact. Le pop-up est similaire à l'écran d'ajout de contact.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, la page Consulter un contact s'ouvre.
  • label10.png : étiquette d'adresse - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer toutes les étiquettes d'adresse de ce contact.

Consulter un contact

Sur cette page vous pouvez consulter l'entière fiche de contact. Il y a trois sections: 'Général', 'Personnes' et 'Endroits'.

Note: si vous consultez un contact du type 'Fournisseur', la section 'Stock' sera activée au lieu de la section 'Consultation', comme pour les autres types de contacts. Vous pouvez aussi ajouter un 'Fournisseur' dans le module 'Stock'.

Général

Dans ce résumé, il y a les icônes suivantes:

  • edit18.png : éditer - Éditer les données de ce contact.
  • label18.png : étiquette d'adresse - Consulter et imprimer toutes les étiquettes d'adresse de la liste.
  • labelContact18.png : étiquette de contact - Consulter et imprimer toutes les étiquettes de contact de la liste.
consulter%20un%20contact.PNG

Dans cette section, vous retrouvez les informations générales du client.

  • Type - Type de contact: 'Fournisseur', 'Collègue', 'Maréchal-ferrant' et 'Autre'.
  • Données bancaires - Nom de la banque, numéro de compte bancaire, IBAN et BIC.
  • Description
  • Communication écrite - Ici, vous trouvez de l'information sur la lettre d'information.
  • Informations sur l'entreprise - Si le contact est une entreprise, les informations suivantes seront visibles:
    • Nom de l'entreprise
    • RPM
    • Numéro de l'entreprise
    • Site web

Personnes

personnes%20contact.PNG
Dans cette section, vous pouvez retrouver les personnes d'un contact. Vous pouvez ajouter une nouvelle personne, en cliquant sur l'icône add10.png. Un pop-up s'ouvrira dans lequel vous pourrez remplir les informations sur la personne.

Chaque personne a les informations suivantes:

  • Titre
  • Prénom
  • Nom de famille
  • Nombre de registre national (pour l'utiliser, vous avez besoin d'une autorisation de la Commission vie privée)
  • Date de naissance et Lieu de naissance
  • Sexe
  • Langue
  • Adresse principale - C'est l'adresse principale de cette personne. La gestion des adresses se fait dans la section 'Endroits' (voir ci-dessous).
  • Contact - Il est obligatoire de remplir un moyen de contact (téléphone, GSM, e-mail, fax et autres).
  • Communication écrite

Chaque colonne (personne) dans la liste, est accompagnée des icônes suivantes:

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvrira dans lequel vous pouvez modifier les informations personnelles.
  • prime10.png : mettre comme principal - En cliquant sur cette icône, vous choisissez le contact principal.
  • myPetsInvite10.png : mesanimaux.eu invitation - En cliquant sur cette icône, vous envoyez une invitation à mesanimaux.eu au client.
  • activate10.png : activer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez activer cette personne.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous pouvez désactiver cette personne.

Endroits

endroits%20contact.PNG
Dans cette section, vous pouvez retrouver les endroits de ce contact. Vous pouvez ajouter des nouveaux lieux en cliquant sur l'icône add10.png en haut de la page. Un pop-up s'ouvrira dans lequel il faut remplir les informations sur les endroits.

Chaque endroit a les informations suivantes:

  • Pays
  • Rue et numéro
  • Code postale
  • Commune
  • Description

Chaque colonne (endroit) dans la liste, est accompagnée des icônes suivantes:

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvrira dans lequel vous pourrez modifier les informations sur les endroits.
  • prime10.png : mettre comme principale - En cliquant sur cette icône, vous pourrez choisir l'endroit principal.
  • activate10.png : activer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez activer un endroit.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous pouvez désactiver un endroit.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, vous affichez les détails de l'endroit.

Consultation

Ajouter une consultation

Il y a plusieurs manières pour créer une nouvelle consultation: à partir de l'agenda, à partir de la fiche de client ou à partir de la fiche d'animal. Selon la manière par laquelle vous avez créé la nouvelle consultation, différentes informations seront remplies.

ajouter%20une%20consultation%202.PNG

Quand vous créez une consultation, vous devez remplir certaines informations:

  • Date
  • Heure
  • Client
  • Personne du client
  • Vétérinaire/collaborateur
  • Type de consultation - 'Consultation au cabinet', 'Opération', 'Hospitalisation', 'Visite à domicile', 'Opération sur la route' ou 'Externe'.
  • Endroit - Selon le type de consultation, vous pouvez choisir la salle de consultation ou l'adresse du client. Quand vous choisissez le type 'Hospitalisation', vous pouvez aussi donner une cage d'hospitalisation. Si dans ce cas, vous choisissez une cage, elle sera ajoutée dans la fiche de patient, de manière à ce que l'animal apparaisse immédiatement dans le résumé d'hospitalisation. Même si vous créez une nouvelle consultation et au niveau de patient il y a encore une cage de remplie, cette cage sera utilisée comme valeur de départ dans la consultation.
  • Description
  • Financier
    • Tiers payant
    • Réduction vente (%)
    • Détermination du prix
      • Prix composé - Avec cette option, vous pouvez éventuellement choisir des 'Réductions d'honoraires'. La valeur qui est alors choisie dans la fiche client ne sera plus utilisée pour cette consultation.
      • Prix fixe - Avec cette option, vous devez rentrer le prix fixe (incl. TVA, exclu. ventes).
    • Acompte - Permet d'entrer un acompte. Tant qu'un acompte n'est lié à une facture/un reçu on ne peut pas encore savoir comment l'acompte sera divisé sur les différents tarifs TVA. C'est pourquoi dans les rapports de paiement une colonne 'Acompte' sera affichée.
  • Animaux concernés - 'Pas d'animal', 'Animal unique' ou 'Plusieurs animaux'.
  • Vétérinaire référent - Dans le cas où un client est envoyé chez un collègue vétérinaire.
  • Vétérinaire référent (2) - Un deuxième collègue vétérinaire.
  • Référer au vétérinaire - Le fait d'envoyer un client chez un collègue vétérinaire.
  • Poids - Poids des animaux concernés.
  • Anamnèse
  • Examen médical
  • Diagnostic
  • Diagnostic différentiel
  • Thérapie
  • Suivi
  • Prévision

Après sauvegardé, vous arrivez sur la page Consulter une consultation.

Consulter une consultation

Les trois états dans lesquels une consultation peut être:

  • Déverrouillée
  • Verrouillée
  • Finalisée

En haut de la page, vous pouvez voir les icônes suivantes:

  • previous18.png : précédent / myPetsInvite18.png : suivant - Avec celles-ci, vous pouvez naviguer à travers les fiches dans le dossier. Si vous êtes dans une fiche client, vous pourrez naviguer à travers toutes les fiches de la fiche client.
  • lock18.png : verrouiller - Cette icône est seulement visible si la consultation est déverrouillée. En cliquant sur l'icône, vous verrouillerez la consultation. Cela aura comme conséquence que vous ne pourrez plus rien modifier à la consultation (à l'exception les fichiers, qui vous pouvez toujours ajouter). Vous pouvez aussi encore modifier les quantités des produits que vous avez utilisées dans les protocoles.
  • lockPutOnAccountAndNew18.png : verrouiller, mis en compte courant et créer une nouvelle consultation - Cette icône est seulement visible si la consultation est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous verrouillerez la consultation, vous la mettrez sur le compte ouvert et ouvrirez une nouvelle consultation. Cela est pratique pour une multi-consultation: un client pour lequel différents animaux ont chacun leur propre consultation.
  • unlock18.png : déverrouiller - Cette icône est seulement visible si la consultation est verrouillée et pas encore finalisée. Ainsi, lorsque vous déverrouillez une consultation déjà finalisée, et que d'autres consultations font partie de la facture concernée, ces autres consultations se retrouveront automatiquement sur le 'Compte courant'. Toute la facture ne sera donc pas déverrouillée.
  • financialOverview18.png : aperçu financier - Cette icône est seulement visible si la consultation est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvre dans lequel vous pourrez voir le résumé financier de cette consultation.
  • financialOverviewPdf18.png : aperçu financier (PDF) - Cette icône est seulement visible quand la consultation est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous pouvez ouvrir le résumé financier de cette consultation en PDF et éventuellement l'imprimer.
  • checkout18.png : finaliser - Cette icône est seulement visible quand la consultation est verrouillée. En cliquant sur cette icône, vous pourrez finaliser cette consultation.
  • icon-euro_full-multiconsult-small.png : mis en compte et finaliser - Cette icône est seulement visible quand la consultation est verrouillée. En cliquant sur cette icône, vous mettrez cette consultation sur compte ouvert et pourrez ensuite donner la facture entière au client. Cela est aussi possible dans une scénario de multi-consultation.
  • label18.png : étiquette de produit - En cliquant sur cette icône, vous pourrez imprimer les étiquettes de produits.
  • labels18.png : étiquette de produit - En cliquant sur cette icône, vous pourrez faire plusieurs étiquettes de produit en même temps. Vous pouvez également insérer une posologie.
  • labelBarCode18.png : étiquette de consultation - En cliquant sur cette icône, vous pourrez imprimer des étiquettes de consultation.

Il y a différentes sections disponibles: 'Général', 'Protocoles', 'Produits sortants supplémentaires', 'Actes supplémentaires', 'Postes libres', 'Fichiers', 'Financier'. Ce dernier est seulement disponible si la consultation a été verrouillée et finalisée.

Général

g%C3%A9n%C3%A9ral%20consultation.PNG
Dans cette section, vous retrouvez l'information général de la consultation. Vous avez rempli ces informations quand vous avez créé la consultation. Vous pouvez modifier ces informations en cliquant sur l'icône edit10.png en haut de la page. Un pop-up s'ouvrira dans lequel vous pourrez modifier les informations.

Les données suivantes peuvent être modifiées à tout moment:

  • Anamnèse
  • Examen médical
  • Diagnostic
  • Diagnostic différentiel
  • Thérapie
  • Suivi
  • Prévision
  • Référer

Si vous n'avez pas encore finalisé la consultation, vous pourrez encore modifier les données suivantes:

  • Réduction à la vente
  • Réduction des honoraires

Protocoles

protocoles%20consultation.PNG
Dans cette section, vous pouvez ajouter des protocoles que vous avez utilisés à la fiche de consultation. Cela se fait en cliquant sur l'icône add10.png et en choisissant un protocole. Si la consultation est pour plusieurs animaux, vous pouvez modifier le nombre de fois que vous utilisez un protocole (maximum le nombre d'animaux de la consultation pour lesquels le protocole est valide).

Il n'est pas nécessaire d'attribuer chaque protocole à un certain animal, toutes les fois quand vous verrouillez une consultation. Il est possible d'attribuer un protocole à jusqu'à N animaux. Cela est pratique quand vous vaccinez toute une étable et il n'est pas nécessaire d'avoir une fiche pour chaque animal mais vous voulez faire quand même un statut et des rappels.

Note: la vaccination d'une portée de chiots n'est pas le même cas. Dans ce cas-ci, vous ne voulez pas faire de statuts et de rappels. C'est pourquoi il est mieux que vous utilisez un protocole du type 'Général'.

Dans le résumé des protocoles ajoutés, vous pouvez toujours supprimer un protocole ajouté (après confirmation) en cliquant sur l'icône delete10.png.

Produits sortants supplémentaires

produits%20sortants%20supp.PNG
Dans cette section, vous pouvez ajouter des produits en plus, que vous avez vendu ou utilisé, mais qui ne faisaient pas partie d'un protocole. Vous pouvez ajouter ceux-ci de diverses façons, en cliquant sur l'icône add10.png (par quoi vous choisissez un produit dans la liste), en cliquant sur l'icône addViaBarCode18.png, et vous scannez ensuite le code-barres du produit (lot/livraison). Vous pouvez aussi ajouter un produit en scannant le produits grâce aux codes QR qu'utilise Vetria, en cliquant sur l'icône addViaQrCode18.png. Dans les deux cas, vous pouvez choisir la quantité et si le produit doit être enregistré en tant que vente ou cascade.
  • addMultipleViaBarCode18.png : ajouter via code-barres - En cliquant sur l'icône, vous pouvez ajouter plusieurs produits via le code-barres.
  • addMultipleViaQrCode18.png : ajouter via code QR - En cliquant sur l'icône, vous pouvez ajouter plusieurs produits via le code QR.
  • edit10.png : éditer - En cliquant sur l'icône, vous pouvez changer les données du produit.
  • createInvoice10.png : éditer - En cliquant sur l'icône, vous pouvez changer le prix.
  • delete10.png : supprimer - En cliquant sur l'icône, vous supprimez le produit sortant supplémentaire.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur l'icône, vous montrez les détails du produit sortant supplémentaire.

Actes supplémentaires

actes%20supp.PNG
Dans cette section, vous pouvez ajouter des actes supplémentaires que vous avez effectués, mais qui n'étaient pas inclus dans un protocole. Vous pouvez ajouter un acte en cliquant sur l'icône add10.png. Ensuite, vous choisissez l'acte dans une liste. Vous pouvez aussi spécifier combien de fois vous avez effectué cet acte.

Postes libres

postes%20libres.PNG
Vous pouvez enregistrer des éléments qui ne vont pas dans les catégories 'Protocoles', 'Actes' ou 'Produits'. Si la consultation n'est pas verrouillée, vous pouvez ajouter des postes libres en cliquant sur l'icône add10.png. Un pop-up s'ouvre dans lequel vous pouvez remplir les informations suivantes:
  • Description - La description du poste libre.
  • Inc. TVA - Indique si le prix est inclusif ou exclusif TVA.
  • TVA - Le taux de TVA.
  • Montant - Le prix de ce poste. Le montant peut être négatif, par exemple pour des bons de réduction.

Fichiers

financier%20consultation.PNG
Dans cette section, vous pouvez voir les fichiers qui ont été liés à cette consultation.
En cliquant sur l'icône email10.png, vous pouvez envoyer simultanément plusieurs fichiers aux personnes concernées.

Lorsque vous décidez de référer un patient, vous pouvez bien entendu créer une lettre de référence (modèle) et l'envoyer par e-mail. Mis à part cette possibilité, vous pouvez créer un fichier avec les données du client et du patient dans la fiche de consultation (sous 'Fichiers'). Le collègue vétérinaire pourra alors utiliser les données de ce fichier pour ajouter le client et le patient à son logiciel Fuga. Vous pouvez créer ce fichier en cliquant sur l'icône 'crayon + flèche vers le bas'. Ensuite,vous pouvez l'envoyer par e-mail en même temps que la lettre de référence et que les autres documents pertinents. Ce nouveau fichier ne contient pas d'historique.

Le collègue qui réceptionne le fichier peut alors créer le client et le Consultation => Client/Animal (via import) => Nouveau. Cette option devra cependant toujours d'abord être ajoutée dans Configuration => Mes préférences => Options => Consultation => Ordre des options au menu 'nouveau'.

Pour plus d'information à propos des fichiers, lisez les pages d'aide du Centre docu.

Financier

financier%20consultation%20juist.PNG

Dans cette section, vous voyez le résumé financier de la consultation. Cette section est seulement visible après que vous avez finalisé la consultation. Les protocoles, produits et actes sont rangés dans le résumé, de la façon dont vous l'avez choisi (Configuration => Préférences du cabinet => Documents => Factures). Au-dessous, vous pouvez voir les totaux (incl./excl. TVA).

Fiches cliniques

Dans la section générale, vous pouvez choisir diverses fiches cliniques, comme par exemple dentale et ophtalmologie. Ces fiches apparaissent comme sections supplémentaires dans la consultation.

Examen médical Anesthésie
examen%20m%C3%A9dical.PNG anesth%C3%A9sie.PNG
Opération Cardio
op%C3%A9ration.PNG cardio.PNG
Ophtalmo Dental
op%C3%A9ration.PNG dental%20fr.PNG
Dermato
anamn%C3%A8se.PNG

Vente

Une vente est semblable à une consultation. La différence est que vous pouvez seulement enregistrer des produits et des postes libres, les actes ou protocoles ne sont pas disponibles ici.

Ajouter une vente

ajouter%20une%20vente.PNG
Vous pouvez enregistrer une vente dans la fiche de client tout comme dans la fiche d'animal. Vous pouvez ajouter une vente en cliquant sur l'icône sales10.png en allant vers la section 'Dossier'.

Quand vous ajoutez une vente, vous devez remplir quelques informations:

  • Date
  • Heure
  • Client
  • Personne du client
  • Vétérinaire/assistant
  • Description
  • Interne
  • Financier
    • Tiers payant
    • Réduction vente (%)
    • Acompte
  • Animaux concernés - 'Pas d'animal', 'Animal unique', 'Plusieurs animaux'.

Après l'enregistrement de la vente, vous êtes redirigé vers la page Consulter une vente.

Consulter une vente

Les trois états dans lesquels une vente peut être:

  • Déverrouillée
  • Verrouillée
  • Finalisée

En haut de la page, vous voyez les icônes suivantes:

  • previous18.png : précédent / next18.png : suivant - Avec celles-ci, vous pouvez naviguer à travers les différents éléments de l'historique. Si vous êtes dans la fiche client, vous naviguerez à travers tous les éléments de son historique. Si vous êtes dans une fiche animal (patient), vous verrez uniquement les éléments de l'historique de cet animal (patient).
  • lock18.png : verrouiller - Cette icône est seulement visible si la vente est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous verrouillerez la vente. Cela veut dire que vous ne pourrez plus rien changer à la vente (à l'exception des fichiers, qui peuvent toujours être ajoutés).
  • unlock18.png : déverrouiller - Cette icône est seulement visible si la vente est verrouillée et pas encore finalisée.
  • financialOverview18.png : aperçu financier - Cette icône est seulement visible quand la vente est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvre dans lequel le résumé financier de cette vente est visible.
  • financialOverviewPdf18.png : aperçu financier PDF - Cette icône est seulement visible quand la vente est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous pouvez ouvrir le résumé financier de cette vente en PDF et éventuellement l'imprimer.
  • createInvoice18.png : finaliser - Cette icône est seulement visible quand la vente est verrouillée. En cliquant sur cette icône, vous pouvez finaliser cette vente.
  • label18.png : étiquette de produit - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes de produit.
  • labels18.png : étiquette de produit - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer plusieurs étiquettes de produit en même temps.

Il y a plusieurs sections disponibles: 'Général', 'Produits sortants', 'Postes libres', 'Fichiers' et 'Financier'. Ce dernier est seulement disponible quand la vente est verrouillée et finalisée.

Général

Dans cette section, vous retrouvez les informations générales sur cette vente. Ces informations sont celles que vous avez remplies lors de la création de la vente. Vous pouvez les modifier en cliquant sur l'icône edit10.png au-dessus. Un pop-up s'ouvre dans lequel vous pouvez modifier les informations.

Si la vente n'a pas encore été finalisée, vous pouvez encore modifier la réduction vente.

Produits sortants

Dans cette section, vous pouvez ajouter ou supprimer des produits de cette vente. Ce page est semblable à la page Consulter une consultation.

Vous avez la possibilité d'ajouter un seul produit vous-même via le code-barres ou le code QR. De plus, vous pouvez ajouter plusieurs produits à l'aide de l'icône addMultipleViaBarCode18.png pour les produits avec un code-barres et à l'aide de l'icône addMultipleViaQrCode18.png pour les produits avec un code QR.

Postes libres

Dans cette section, vous pouvez ajouter et supprimer des postes libres de cette vente. Cette page est semblable à la page Consulter une consultation.

Fichiers

Dans cette section, vous pouvez consulter les fichiers qui ont été liés à cette vente. Pour plus d'informations sur les fichiers, lisez les pages d'aide sur le Centre docu.

Financier

Cette section est seulement visible après que vous avez finalisé la vente. Cette page est semblable à la page Consulter une consultation.

Communication

communication.PNG
Vous pouvez enregistrer des communications avec un client, comme des conseils par téléphone. Cela est possible dans la fiche client et dans la fiche de l'animal. Vous pouvez ajouter une communication en cliquant sur l'icône communication10.png dans la section 'Dossier'.

Quand vous ajoutez une vente, vous devez remplir quelques informations:

  • Date
  • Heure
  • Client
  • Personne du client
  • Vétérinaire/assistant
  • Contact - Le type de communication: 'Téléphone', 'GSM', 'E-mail', 'Télécopie' ou 'Autre'.
  • Description
  • Animaux concernés - 'Pas d'animal', 'Animal unique', 'Plusieurs animaux'.

Après avoir sauvegardé, vous pouvez éventuellement ajouter des fichiers à la communication.

Recherche avancée

La fonction 'Recherche avancée' vous permet de recherche un élément spécifique. Vous pouvez chercher un client, un animal, une consultation ou un contact. De plus, vous pouvez stocker la recherche dans Fuga pour la récupérer plus tard. Vous pouvez rechercher la recherche stockée si vous sélectionnez 'Recherche' dans le menu déroulant sous 'Configuration'.

Cette fonctionnalité se trouve dans le module 'Consultation', il faut cocher l'option 'Avancée'. Dans le menu déroulant, choisissez quel type de fiche vous cherchez, puis cliquez sur le bouton 'Recherche'.

Vous voyez alors onze cases dans lesquelles vous pouvez entrer vos critères de recherche. En cliquant dans une telle case, vous pouvez choisir un critère ou un élément comme 'AND, 'OR', '(', ')' dans le menu déroulant. Il apparaît deux cases.

Dans la première case, choisissez un opérateur logique:

  • = (est égal à) - Attention: seulement quand le critère de recherche correspond exactement aux données, vous aurez un résultat. C'est pourquoi il vaut mieux utiliser l'opérateur logique 'like' (ci-dessous).
  • != (n'est pas égal à)
  • < (inférieur à) - Dans le cas d'une date: une date antérieure.
  • <= (inférieur ou égal à)
  • > (supérieur à) - Dans le cas d'une date: une date postérieure.
  • >= (supérieur ou égal à)
  • like - Vous n'entrez que les premières lettres.

Dans la seconde case, vous mettez votre critère de recherche. Quand votre sélection porte sur plus d'une case, vous devez prendre 'AND' dans la deuxième case quand les conditions portent sur les deux critères. Par contre, vous devez prendre 'OR' quand la recherche doit porter sur un des deux critères.

Finalement cliquez sur le bouton 'Recherche' en bas et vous aurez une liste qui répond aux critères choisis.

consultation-avance-exemple1.png

Exemple 1 (voir la première image): vous voulez consulter tous les propriétaires de chat qui sont nés le 19/08/2011 et qui vivent à Liège.

consultation-avance-exemple2.png

Exemple 2 (voir la deuxième image): vous voulez consulter tous les propriétaires de chat qui vivent à Chaudfontaine ou Liège.

Rapports

rapports%20consultation.PNG

Il est possible de générer différents rapports qui portent sur les clients, les consultations, etc. Vous devez être dans le module 'Consultation'. Dans la colonne grise sous le menu principal, vous trouverez le bouton 'Rapports'. En cliquant sur ce bouton, vous allez vers une page résumé dans laquelle vous pouvez choisir les rapports, avec des réglages.

Les rapports qui sont disponibles sont:

  • Liste de consultations - Une liste des consultations qui ont été effectuées pendant une certaine période. Il est possible de filtrer cette liste par rapport à un ou plusieurs employé(s).
  • Liste de ventes - Une liste des ventes qui ont été effectuées pendant une certaine période. Il est possible de filtrer cette liste par rapport à un ou plusieurs employé(s).
  • Liste de communications - Une liste des communications qui ont été effectuées pendant une certaine période. Il est possible de filtrer cette liste par rapport à un ou plusieurs employé(s).
  • Liste de consultations/ventes/communications - Une liste des consultations, ventes et communications qui ont effectuées pendant une certaine période.
  • Liste de traitements attendus - Une liste des traitements attendus qui se feront pendant une certaine période. Le but de cette liste est de facilement envoyer des rappels aux clients (voir ci-dessous). Il y a aussi la possibilité de ne plus montrer les traitements attendus des animaux de qui le propriétaire a activé mesanimaux.eu. Ceci parce que ces propriétaire sont déjà informés par mesanimaux.eu.
  • Liste de nouveaux clients - Une liste des clients qui ont été ajoutés au système pendant une certaine période.
  • Liste de clients avec facture/note de crédit dans période - Une liste des clients avec une facture ou note de crédit pendant une certaine période. Les cabinets qui utilisent le module d'exportation de comptabilité, créent chaque trimestre un rapport Comptabilité => Rapports => Liste de nouveaux clients, pour transférer celle-ci dans le logiciel comptable. Il existe un rapport alternatif Comptabilité => Rapports => Liste clients avec facture/note de crédit dans la période. Ce rapport vous donne tous les clients pour lesquels une facture ou une note de crédit a été créée pendant cette période, et pas uniquement les nouveaux clients. Ce rapport a l'avantage que les données clients modifiées dans Fuga seront automatiquement modifiées dans le logiciel comptable également.
  • Liste de personnes actives des clients
  • Liste de prix protocoles - Une liste des prix des protocoles disponibles.
  • Liste de prix des actes - Une liste des prix des actes disponibles.

Certaines listes disposent de fonctionnalités en plus. Ci-dessous un résumé de ces listes avec une description de cette fonctionnalité.

Liste de traitements attendus

liste%20de%20traitements%20attendus.PNG

Dans ces rapports, vous pouvez effectuer quelques actions supplémentaires. En haut de la liste, il y a trois icônes disponibles:

  • post18.png : lettre - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer une liste de lettres de rappel.
  • label18.png : étiquette d'adresse - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer une liste d'étiquettes d'adresse.
  • email18.png : e-mail - En cliquant sur cette icône, vous pouvez envoyer une liste de lettres de rappel par e-mail.
En cliquant sur ces icônes, un pop-up s'ouvre dans lequel vous pouvez choisir les clients pour lesquels vous voulez effectuer cette manipulation. Par défaut les clients choisis seront ceux chez qui il est indiqué qu'ils veulent recevoir leur communication écrite par courrier (post10.png et label10.png) ou par e-mail (email10.png). Ces préférences seront aussi visibles grâce au fond vert sur les trois icônes ci-dessus. Évidemment, vous pouvez aussi manuellement effectuer ces actions par client (colonne).

Hospitalisation

hospitalisation.png

Cette page permet de gérer plus facilement une hospitalisation: un résumé des animaux hospitalisés est montré avec leur cage. Il y a un lien vers la dernière consultation, la consultation d'hier et celle de demain.

  • labelBarCode18.png : étiquette de consultation aujourd'hui - En cliquant sur cette icône, vous pouvez consulter et imprimer les étiquettes de consultation d'aujourd'hui.
  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez modifier les propriétés de l'animal, dont la cage.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez montrer les données de l'hospitalisation.
  • consultation10.png : nouvelle consultation - En cliquant sur cette icône, vous pouvez créer une nouvelle consultation. Aussi, vous pouvez imprimer des étiquettes de consultation par lots.
  • delta10.png : dossier hospitalisation - En cliquant sur cette icône, vous pouvez montrer un aperçu de toutes les consultations des trois semaines précédentes.

S'il y a eu un examen médical pendant une telle hospitalisation, les valeurs peuvent être modifiées en cliquant sur le petit crayon. Par défaut les données de l'examen médical sont montrées dans les colonnes.

Détermination du taux de TVA

Fuga détermine automatiquement le bon taux de TVA. Cela se fait par les critères suivants:

  • Intérieur/l'étranger - Pour un client étranger qui paie sa TVA à l'étranger, le régime TVA déplacé s'applique et la TVA n'est pas comptabilisée.
  • Animaux de rente/pas d'animaux de rente - Pour les animaux de rente, les honoraires et les produits administrés, un taux de TVA réduit est compté. Pour les animaux qui ne sont pas des animaux de rente, le tarif de TVA normal est utilisé. La détermination se fait de cette façon: lorsque pendant la consultation/vente un animal est indiqué, l'utilisation est regardée, si aucun animal est indiqué lors d'une consultation/vente, on regarde si le client est une entreprise qui élève des animaux.
  • Produits administrés/vendus - Pour les produits vendus, la TVA est comptée lors de l'achat. Chez les produits administrés, la même règle est utilisée que chez les animaux de rente.

Posologie

Lors de l'utilisation de produits pendant une consultation ou une vente (par un protocole ou des produits sortants supplémentaires), vous aurez la possibilité d'indiquer la posologie pour ce produit. Comme valeur par défaut sera utilisée la posologie qui a été entrée comme propriété dans la fiche produit et qui peut être spécifique par sorte d'animal.

Comme auparavant, vous pouvez imprimer des étiquettes de ceci, en cliquant sur l'icône de l'étiquette dans la fiche produit/vente.

De plus, un paramètre $posology$ est maintenant disponible. Celui-ci peut être utilisé dans les modèles de Fuga, qui permet par exemple de créer un document pour le client dans lequel il peut retrouver des instructions générales et des prescriptions de dosages.

Pour les produits qui ont été ajoutés par le biais d'un protocole, la posologie sera insérée lors du verrouillage de la consultation. Il est donc plus pratique de créer les documents qui utilisent $posology$, après avoir verrouillé la consultation.

Carte de fidélité

Vous avez la possibilité de gérer une carte de fidélité électronique pour chaque client. Quel en est le principe? Les produits que vous sélectionnez apparaitront sur cette carte de fidélité. Lorsque la carte de fidélité est remplie, vous pourrez la régler lors d’une prochaine consultation via l’onglet 'Postes libres'.

Comment procéder?

  1. Dans Configuration => Données du cabinet => Comptabilité, vous pouvez paramétrer les données suivantes concernant la carte de fidélité:
    • Pourcentage - Ceci est le pourcentage de réduction que vous désirez accorder aux achats sur carte de fidélité.
    • Nombre minimum d'unités sortantes - Ceci est le nombre minimal d'unités sortantes avant de considérer la carte de fidélité comme 'complète'.
    • Nombre minimum d'achats - Ceci est le nombre minimal d’achats avant de considérer la carte de fidélité comme 'complète'.
    • Nombre minimum de visites - Ceci est le nombre minimum de visites avant que la carte de fidélité soit 'remplie'. Attention: tous les achats du même jour sont considérés comme une visite.
    • Montant minimal - Ceci est le montant total minimal des achats sur carte de fidélité avant de considérer celle-ci comme 'complète'. La deuxième, troisième, quatrième ou cinquième option doit donc obligatoirement être remplie pour vous avertir que la carte de fidélité est 'complète'. Si les deux options sont remplies, un avertissement sera donné dès qu’une des deux conditions est atteinte. Un client avec une carte de fidélité 'complète' sera visible dans son en-tête, un message 'Carte de fidélité complète' sera montré en caractères verts.
  2. Dans la fiche produit, vous pouvez indiquer si le produit concerné entre en compte pour la carte de fidélité, via le champs 'Carte de fidélité'.
  3. Dans la fiche client, vous pouvez activer l’utilisation de la carte de fidélité par ce client (voir champs 'Carte de fidélité'). Un onglet supplémentaire, dans lequel vous pourrez suivre l’évolution de la carte de fidélité actuelle, paraîtra dans la fiche client. Nous pouvons activer cette option pour tous vos clients existants sur simple demande par e-mail.
  4. Dans Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut => Client, vous pouvez programmer l’activation automatique de la carte de fidélité pour tous vos nouveaux clients.
  5. Lorsque vous ajouterez dans une consultation/vente un produit repris dans votre liste 'Carte de fidélité', ce produit sera automatiquement ajouté à la carte de fidélité après avoir verrouillé la consultation/vente. En déverrouillant, ces produits seront retirés de la carte de fidélité.
  6. Vous pourrez régler la carte de fidélité dans l’onglet 'Postes libres', en utilisant la nouvelle icône 'Ajouter depuis la carte de fidélité'. En cliquant sur cette icône, vous aurez un aperçu de la carte de fidélité actuelle et du montant que vous pourrez soustraire. En sauvegardant, un montant 'poste libre' négatif sera ajouté, et la carte de fidélité sera remise à zéro.
  7. Il est également possible d’ajouter un montant manuellement à la carte de fidélité. Cela vous permettra par exemple d’ajouter le montant initial d’une carte de fidélité papier existante. Vous pouvez également retirer des articles de la carte de fidélité.