Données du cabinet

Introduction

Dans ce module, vous pouvez rentrer quelques données standards concernant votre cabinet. Ces données sont divisées en cinq sections: 'Général', 'Stock', 'Comptabilité', 'Personnes et comptes' et 'Endroits'. Attention: seuls les gestionnaires peuvent changer les informations. Les utilisateurs normaux peuvent consulter ces configurations.

En cliquant sur l'icône edit10.png sous les sections 'Général', 'Stock' et 'Comptabilité', vous pouvez modifier les données de ces sections. Les données de 'Personnes et comptes' et 'Endroits' doivent être modifiées dans leurs sections respectives. Après avoir cliqué sur l'icône edit10.png, vous ne verrez plus que les sections 'Général', 'Stock' et 'Comptabilité'.

Général

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Les informations générales concernant votre cabinet.

  • Nom de l'entreprise - Le nom de votre entreprise.
  • RPM (Registre des Personnes Morales) - Doit être indiqué. Vous devez indiquer ici dans quelle ville est basé le tribunal qui a la compétence sur l'entreprise.
  • Numéro de l'entreprise
  • Numéro de téléphone public
  • Numéro de fax public
  • Adresse e-mail publique - Si vous voulez envoyer des e-mail à partir de Fuga, vous devez rentrer ici une adresse e-mail.
  • Affichage utilisé pour adresse e-mail publique - Ce que vos contacts verront en bas de vos e-mails.

Ces informations seront présentes sur les documents créés dans Fuga.

Stock

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Dans cette section, vous pouvez ajouter des unités de produits sortants qui sont disponibles dans votre stock. Vous pouvez aussi ajouter ces unités quand vous ajoutez des produits au stock. Il n'est pas obligé de les ajouter tous en avance.

Par défaut, il y aura toujours cinq cases de vides.

Comptabilité

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Dans cette section, vous devez remplir les informations concernant votre comptabilité.

Pour commencer, il y a quelques données importantes:

  • Système TVA - Choisissez ici dans quel pays votre cabinet est situé.
  • Unité monétaire - Ici, vous choisissez l'unité monétaire avec laquelle vous voulez travailler dans le cabinet.
  • Début d'année comptable - Indiquez ici quel est le mois où votre année comptable commence.
  • Échéances (factures) - Indiquez l'échéance sur vos factures. Ceci est nécessaire pour pouvoir envoyer des rappels automatiquement.
  • Échéance modifiable - Cette option vous permet de modifier l'échéance lors de la création d'une facture ou d'un reçu.
  • Mode de paiement requis - Si coché, le mode de paiement devient une case obligatoire.
  • Autoriser la modification des acomptes sur les comptes ouverts - Il est possible d'ajouter ou de modifier des acomptes dans une consultation/vente sur le compte courant. Si cela est fait, le montant de l'acompte sera cliquable dans Comptabilité => Comptes courants ouverts et vous pouvez modifier les différents acomptes.
  • Arrondir à 5 cents - Vous permet d'arrondir le montant total de vos factures et reçus à 5 cents. Une règle importante dans ce contexte est que 'le paiement est fait en présence physique du consommateur'. Fuga applique cette règle comme suit: si un paiement est enregistré lors de la finalisation, l'arrondi sera appliqué (et uniquement dans ce cas-là). La même règle est appliquée lors de la finalisation de comptes courants ouverts. Plus d'information sur cette question se trouve sur le site web du SPF Economie.
  • Tiers payant - Dans une consultation ou une vente, vous pouvez attribuer une facture (ou une reçu) à un autre client. Si cette option est activée, vous pouvez définir un tiers payant par défaut dans la fiche client pour ce client. Lors de la création d'une consultation ou d'une vente, vous pouvez également indiquer un tiers payant. S'il y a déjà un tiers payant par défaut pour ce client, celui-ci sera considéré comme valeur initiale. Un tiers payant doit être connu en tant que client dans Fuga. Donc, si vous voulez faire payer une facture par un vétérinaire référant, vous devez introduire ce vétérinaire comme client.
  • Informations bancaires - Indiquez ici le nom de votre banque et votre numéro de compte. Vous pouvez aussi ajouter les codes BIC et IBAN qui correspondent à votre compte.
  • Conditions de vente - Indiquez ici les conditions de vente. Celles-ci seront présentes sur les factures et les reçus. Vous pouvez introduire les conditions de vente en trois langues, afin que le client puisse lire les conditions en sa propre langue.
  • Carte de fidélité
    • Pourcentage
    • Nombre minimum d'unités sortantes
    • Nombre minimum d'achats
    • Nombre minimum de visites
    • Montant minimal
  • Réduction paiement rapide - Ici, vous pouvez indiquer combien de réduction vous voulez donner aux clients qui paient à temps. Lorsque vous indiquez une facture comme 'payée' et que la date de paiement n'est pas postérieure à la date d'échéance de la facture, Fuga créera automatiquement une 'Vente avec un poste libre négatif' pour ce client. Le montant de cette vente sera égal à l'escompte accordé pour la facture payée. Cette vente sera mise immédiatement sur un compte courant, de façon à ce que l'escompte soit être accordé dans la facture du mois suivant. Dans la fiche client, vous pouvez (dé)cocher cette réduction pour un certain client. De plus, vous pouvez décider si cette option est une option par défaut pour des nouveaux clients, sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut => Réduction paiement rapide.
  • Caisses - Indiquez ici, facultativement, les caisses que vous avez dans votre cabinet.
  • Livre de caisse - Ici, vous pouvez décider si Fuga effectue automatiquement un calcul du montant initial. Aussi, vous pouvez insérer le nom de votre banque et le numéro de compte.
  • Produits
    • Détermination du prix par défaut - Ici, vous pouvez spécifier une méthode de tarification par défaut.
    • Marges bénéficiaires (%) - Les marges bénéficiaires qui sont disponibles pour les produits que vous vendez ou utilisez.
    • Marge bénéficiaire standardisée (%) - Vous pouvez sélectionner une marge bénéficiaire standard qui correspond aux produits, ce qui est aussi modifiable pour chaque produit individuel.
    • Déviations de prix vente (%) - Les déviations de prix en pourcentage qui sont disponibles pour la vente ou l'administration.
    • Déviation par défaut prix vente (%) - Vous pouvez mettre en place une déviation par défaut pour les produits, ce qui est aussi modifiable pour chaque produit individuel.
    • Déviations de prix administration (%) - Les déviations de prix en pourcentage qui sont disponibles pour la vente ou l'administration.
    • Déviations par défaut prix administration (%) - Vous pouvez mettre en place une déviation par défaut pour l'administration, ce qui est aussi modifiable pour chaque produit individuel.
  • Actes (prix relatif) - Ici, vous pouvez régler les écarts de prix de salaires.
  • Clients
    • Réductions (%) - Les déviations en pourcentage qui sont possibles sur la facture, sur les ventes et sur les honoraires.
    • Réduction par défaut ventes (%) - La valeur par défaut peut être mise en place pour les ventes, ce qui est aussi modifiable au moment de la vente ou de la consultation.
    • Réduction par défaut honoraires (%) - La valeur par défaut peut être mise en place pour les honoraire, ce qui est aussi modifiable au moment de la vente ou de la consultation.

Personnes et comptes

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Cette page est divisée en deux parties, à savoir 'Collaborateurs' et 'Comptes'.

Collaborateurs

Ajoutez tous les collaborateurs de votre cabinet. Vous pouvez faire cela en cliquant sur l'icône add10.png, sous le titre 'Collaborateurs'. Dans le pop-up qui s'ouvre, vous devez entrer quelques informations.
  • Titre
  • Prénom
  • Nom
  • Numéro de registre national
  • Date de naissance
  • Lieu de naissance
  • Sexe
  • Langue - C'est la langue que votre collaborateur parle (voir Mes préférences).
  • Adresse principale - C'est le lieu principal où travaille le collaborateur.
  • Contact - Indiquez ici les possibles moyens de contacts de votre collaborateur.
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Dans la liste des collaborateurs, il y a différentes icônes disponibles par colonne (collaborateur):

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up semblable à l'ajout apparaît, mais maintenant pré-rempli avec les données du collaborateur.
  • activate10.png : activer - En cliquant sur cette icône, vous pouvez à nouveau activer des collaborateurs inactifs. Les collaborateurs inactifs ne peuvent pas être liés à des comptes d'utilisateurs.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous pouvez mettre un collaborateur sur inactif.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur icône, un pop-up s'ouvrira dans lequel vous trouverez les informations sur le collaborateur.

Comptes

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Informations générales

Ici vous trouvez les comptes d'utilisateurs disponibles pour votre application Fuga. Vous devez lier un compte à un collaborateur avant de pouvoir utiliser ce compte. Le statut de gestionnaire permet l'accès à certains réglages et modules (non accessibles aux utilisateurs non gestionnaires). Si vous avez besoin de plus de comptes, contactez notre service ue.satenos|aguf#ecnatsissa'd.

Ici, vous pouvez également modifier un compte en type 'Partagé'. Ici vous avez la possibilité de spécifier les jours actifs, pour les trois sous-comptes (suffixe A, B et C). Si vous cliquez ensuite sur 'Enregistrer', les sous-comptes seront ajoutés. Pour chaque sous-compte, vous pouvez réinitialiser le mot de passe. Dans le cas d'un compte vétérinaire, vous pouvez indiquer si la personne doit être administrateur ou non. Les sous-comptes n'ont accès à Fuga que les jours donnés et ils ne peuvent introduire des rendez-vous, des consultations et des ventes que ces jours.

Chaque compte a les options suivantes:

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvrira (voir image). Dans celui-ci vous pourrez choisir pour quel collaborateur le compte sera. Ce champ doit être rempli avant que le compte soit actif.
  • reset10.png : réinitialiser - En cliquant sur cette icône, vous pouvez réinitialiser le mot de passe du compte (après confirmation). Le nouveau mot de passe sera seulement visible une fois.

Types de compte

Il y a trois types de compte, à savoir 'Gestionnaire', 'Vétérinaire' et 'Assistant'.

Le 'Gestionnaire' a accès aux fonctionnalités suivantes (les non gestionnaires n'y ont pas accès):

  • Comptabilité
  • Analyse
  • Avancé
  • Modifier les données du cabinet (informations et préférences)
  • Modifier les mots de passe
  • Le pouvoir de créer un compte 'Gestionnaire' d'un compte 'Vétérinaire'

Par rapport au 'Vétérinaire', un 'Assistant' ne peut pas

  • Avoir un propre agenda
  • Mettre des consultations sur son propre nom
  • Avoir des droits du gestionnaire

Endroits

Cette page est divisée en trois parties: 'Adresses', 'Salles de consultation' et 'Cages d'hospitalisation'.

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Adresses

Vous pouvez ajouter une adresse en cliquant sur l'icône add10.png sous le titre 'Adresses'. Ceci est ajouté afin de pouvoir définir les données de contact et les données bancaires par localisation.

Un pop-up s'ouvrira dans lequel vous pourrez remplir les informations suivantes:

  • Nom
  • Informations d'adresse - Ici, vous insérez la rue et le numéro, le code postale, la commune et le pays.
  • Description - Vous pouvez, facultativement, écrire éventuelles descriptions.
  • Informations de dépôt - Facultativement, vous indiquez ici le numéro de dépôt et le propriétaire de dépôt. Il est également requis de pouvoir effectuer des commandes sur cette adresse. Aussi, vous pouvez indiquer ici le dernier numéro de bon de commande de votre dépôt. Vous devez seulement l'indiquer au moment d'ajouter un dépôt.
  • Banque extra - Ici, vous pouvez introduire des données bancaires, à savoir le nom de la banque, le numéro de banque et les codes BIC et IBAN.
  • Contact extra - Ici, vous pouvez introduire des contacts supplémentaires.

Dans la liste, il y a plusieurs icônes par adresse (colonne):

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up semblable à celui de l'ajout s'ouvrira, dans celui-ci les informations seront pré-remplies.
  • prime10.png : indiquer comme principal - En cliquant sur cette icône, vous pouvez modifier le siège social de votre cabinet.
  • activate10.png : activer - En cliquant sur cette icône, vous activez cette adresse. Les adresses désactivées ne peuvent pas être utilisées.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous désactivez cette adresse.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvrira avec un résumé des informations de cette adresse.

Salles de consultation

Vous pouvez ajouter une salle de consultation en cliquant sur l'icône add10.png sous le titre 'Salles de consultation'. Vous devez ajouter au moins une salle de consultation avant de pouvoir ajouter des consultations.

Vous devez remplir les informations suivantes:

  • Adresse - Choisissez ici où la salle de consultation se trouve.
  • Salle de consultation - Donnez ici un nom unique à votre salle de consultation.
  • Remarque - Ici, vous donnez d'éventuelles remarques.

Dans la liste, il y a plusieurs icônes par salle de consultation (colonne):

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up semblable à celui de l'ajout s'ouvrira, dans celui-ci les informations seront pré-remplies.
  • activate10.png : activer - En cliquant sur icône, vous activez cette salle de consultation.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous désactivez cette salle de consultation.

Salles d'attente

Vous pouvez ajouter une salle d'attente en cliquant sur l'icône add10.png sous le titre 'Salles d'attente'. Habituellement, ce n'est qu'une, mais plusieurs salles d'attente peuvent être ajoutées pour les cabinets avec plusieurs adresses.

Vous devez remplir les informations suivantes:

  • Adresse - Choisissez ici où se trouve la salle d'attente.
  • Salle de consultation - Donnez ici un nom unique à votre salle d'attente.
  • Remarque - Ici, vous donnez d'éventuelles remarques.

Dans cette liste, il y a plusieurs icônes par salle d'attente (colonne):

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up semblable à celui de l'ajout s'ouvrira, dans celui-ci les informations seront pré-remplies.
  • activate10.png : activer - En cliquant sur icône, vous activez cette cage d'hospitalisation.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous désactivez cette cage d'hospitalisation.

Cages d'hospitalisation

Vous pouvez ajouter une cage d'hospitalisation en cliquant sur l'icône add10.png sous le titre 'Cages d'hospitalisation'.

Vous devez remplir les informations suivantes:

  • Adresse - Choisissez ici où se trouve la cage d'hospitalisation.
  • Salle de consultation - Donnez ici un nom unique à votre cage d'hospitalisation.
  • Remarque - Ici, vous donnez d'éventuelles remarques.

Dans cette liste, il y a plusieurs icônes par cage d'hospitalisation (colonne):

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up semblable à celui de l'ajout s'ouvrira, dans celui-ci les informations seront pré-remplies.
  • activate10.png : activer - En cliquant sur icône, vous activez cette cage d'hospitalisation.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous désactivez cette cage d'hospitalisation.