Agenda

Introduction

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Vous pouvez ouvrir l'agenda en cliquant sur une date du calendrier à gauche sur l'écran.

L'agenda a de différents modes d'affichage:

  • Jour: tous les collaborateurs - Ici, vous pouvez demander l'agenda du jour de tous les collaborateurs. Dans cet aperçu de jour, vous pouvez changer le jour dans le titre. En plus, en cliquant sur le titre de colonne, vous pouvez demander l'aperçu de la semaine par collaborateur.
  • Jour: toutes les salles de consultation - Ici, vous pouvez demander l'agenda du jour de toutes les salle de consultation. Dans cet aperçu de jour, vous pouvez changer le jour dans le titre. En plus, en cliquant sur le titre de colonne, vous pouvez demander l'aperçu de la semaine par salle de consultation.
  • Semaine: collaborateur - Vous pouvez récupérer un horaire hebdomadaire pour chaque collaborateur. Dans l'aperçu de semaine, vous pouvez changer le collaborateur dans le titre. En plus, en cliquant sur le titre de colonne, vous pouvez demander l'aperçu du jour de tous les collaborateurs.
  • Semaine: salle de consultation - Vous pouvez récupérer un horaire hebdomadaire pour chaque salle de consultation. Dans l'aperçu de semaine, vous pouvez changer la salle de consultation dans le titre. En plus, en cliquant sur le titre de colonne, vous pouvez demander l'aperçu du jour de toutes les salles de consultation.

L'affichage par défaut peut être modifié dans les préférences.

Au-dessous le calendrier, vous pouvez indiquer si vous voulez consulter l'agenda sous une forme plus compacte. Vous obtenez la forme la plus compacte en définissant la 'granularité' à '1 heure'. Dans l'agenda compact, vous pouvez changer ou supprimer un rendez-vous. En plus, vous pouvez commencer une consultation en cliquant sur le type du rendez-vous. Si vous cliquez sur le '+' en haut de la colonne, vous pouvez ajouter de nouveaux rendez-vous. Vous pouvez également personnaliser vos préférences pour l'agenda compact via Configuration => Mes préférences => Agenda. Les champs affichés par rendez-vous ont de l'influence sur la place prise par rendez-vous. Vous pouvez choisir quels champs seront affichés sous Configuration => Mes préférences => Agenda => Champs montrés dans l'agenda. Plus que vous affichez des champs, plus de place le rendez-vous prend dans l'agenda.

La 'granularité' se réfère à l'intervalle indiquée dans l'agenda. Si vous indiquez, par exemple, '20 minutes ', l'agenda sera divisé en parties de 20 minutes au moyen de lignes en pointillés.

Ajouter un rendez-vous

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Pour ajouter un rendez-vous dans l'agenda classique, cliquez sur l'icône add10.png au niveau de l'heure à laquelle vous voulez ajouter un rendez-vous. Si vous voulez ajouter un nouveau rendez-vous dans l'agenda compact, vous cliquez sur le '+' en haut de la colonne. Un pop-up s'ouvre pour remplir les différentes informations.
  • Date - Si nécessaire, la date peut être changée.
  • Début et Fin - Si nécessaire, l'horaire de début et de fin du rendez-vous peut être modifié. La fourchette par défaut entre l'horaire de début et celui de fin peut être modifiée dans les préférences.
  • Dernière modification par - Ne peut pas être modifié. Ici viendra le nom de l'utilisateur qui a fait les dernières modifications au rendez-vous. Quand on ajoute un nouveau rendez-vous, ça sera le nom de l'utilisateur connecté.
  • Vétérinaire/assistant - Ici vous pouvez définir pour quel collaborateur le rendez-vous est destiné. Si vous êtes dans l'affichage 'Ma semaine' ou 'Par salle de consultation', par défaut l'utilisateur connecté sera sélectionné. Si vous êtes dans l'affichage 'Par collaborateur', le collaborateur sélectionné sera celui pour lequel vous créez un rendez-vous.
  • Description - Une courte description du rendez-vous. Lorsque le client ajoute une description pour son rendez-vous, celle-ci sera conservée dans un champ séparé ('Description client'). Le client ne verra donc plus le contenu du champ 'Description', en aucun cas.
  • Type - Il y sept types disponibles:
    • Consultation - Si vous choisissez pour ce type, des données supplémentaires doivent être remplies, voir ci-dessous.
    • Congé
    • Réunion
    • Réunion + détail
    • Cours
    • Conférence
    • Autre
    • Autre (2)

Après que toutes les données ont été remplies, vous pouvez sauvegarder le rendez-vous. Le pop-up sera fermé et le rendez-vous ajouté à l'agenda. Celui-ci sera accompagné de quatre icônes:

  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, un pop-up apparaîtra avec d'amples informations à propos du rendez-vous.
  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up apparaîtra (semblable à celui avec lequel vous pouvez ajouter un rendez-vous) grâce auquel vous pourrez éditer le rendez-vous.
  • delete10.png : supprimer - En cliquant sur cette icône, un pop-up apparaîtra dans lequel vous pouvez supprimer le rendez-vous (après confirmation).
  • consultation10.png : consultation - Au cas où le rendez-vous est du type consultation, cette icône apparaîtra. En cliquant sur cette icône, vous pouvez commencer une consultation, directement à partir de l'agenda. Pour plus d'information à propos des consultations, allez à la page d'aide des consultations.

Ajouter une consultation

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Quand vous aurez choisis le type de rendez-vous, vous avez à remplir quelques données supplémentaires. Un écran de plus apparaîtra dans le pop-up.

  • Statut - Ici, vous sélectionnez le statut de la consultation. Chaque consultation correspond à un code de couleur (voir ici).
  • Personne du client - Ici, vous sélectionnez avec quel client vous aurez le rendez-vous. Cette sélection peut se faire en choisissant dans la liste alphabétique ou par remplissage automatique. Ceci est modifiable dans la page des préférences.
  • Description client - Ici, vous pouvez introduire une description du client.
  • Téléphone - Ici, vous pouvez insérer un numéro de téléphone.
  • Avertissement - Ici, vous pouvez introduire un petit avertissement.
  • Animal - Sélectionnez en option l'animal pour lequel la consultation se fera.
  • Envoyer rappel - Sélectionner qu'un rappel écrit doit être envoyé et comment cela doit être fait. Cette option fournit une valeur par défaut dans les paramètres par personne.
  • Type de consultation - Il y a six types de consultations (le type par défaut peut être modifié dans la Configuration).
    • Consultation au cabinet
    • Opération
    • Hospitalisation
    • Visite à domicile
    • Opération sur la route
    • Externe
  • Salle de consultation - Vous pouvez ici choisir le lieu de la consultation, en dépend du type de consultation.
    • 'Consultation au cabinet', 'Opération' et 'Hospitalisation' - Choisissez ici vos propres salles de consultation (peut être modifié sur la page de Configuration).
    • 'Visite à domicile', 'Opération sur la route' et 'Externe' - Choisissez ici l'adresse du client où se fera la consultation.

Rendez-vous récurrents

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Vous pouvez enregistrer des rendez-vous récurrents dans l'agenda. Pour cela cliquez sur le lien 'Ajouter un rendrez-vous récurrent' sous l'agenda à gauche de la page. Une nouvelle page s'ouvrira pour remplir les informations suivantes:

  • Date de début et Date de fin - La période pendant laquelle les rendez-vous auront lieu.
  • Toutes les N semaines - Choisissez combien de fois par mois le rendez-vous aura lieu.
  • Jours - Choisissez les jours où les rendez-vous auront lieu.
  • Début et Fin - Un horaire de début et fin pour chaque rendez-vous.
  • Vétérinaire/assistant
  • Description
  • Type - 'Congé', 'Réunion', 'Réunion + détail', 'Cours', 'Conférence', 'Autre' ou 'Autre (2)'.

Après avoir sauvegardé vous verrez tous les rendez-vous qui ont été ajoutés. Dans le résumé, devant chaque rendez-vous, vous verrez quelques icônes:

  • edit10.png : éditer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvrira dans lequel vous pourrez modifier les informations de ce rendez-vous.
  • show10.png : montrer - En cliquant sur cette icône, un pop-up s'ouvrira avec les informations à propos de ce rendez-vous.
  • deactivate10.png : désactiver - En cliquant sur cette icône, vous pourrez supprimer un rendez-vous (après confirmation).

Rechercher des rendez-vous

Dans l'agenda vous pouvez chercher un rendez-vous existant. Pour cela, cliquez sur le lien 'Recherche de rendez-vous' sous le calendrier que vous voyez sur la gauche de la page. Une nouvelle page s'ouvrira dans laquelle vous pourrez rentrer différents critères de recherche.

Il est possible de voir combien de rendez-vous en ligne ont été pris: nous avons ajouté le critère de recherche 'Rendez-vous en ligne' à la fonction 'Recherche rendez-vous'. Cette fonctionnalité sera disponible à partir du 5 décembre 2017.

Après la recherche de rendez-vous, vous pouvez supprimer plusieurs rendez-vous à la fois en cliquant sur la poubelle au-dessus les résultats de recherche.

Confirmation rendez-vous consultation

Dans les préférences pour communication écrite, vous pouvez définir pour chaque client si celui-ci désire une confirmation de son rendez-vous consultation. Ce rappel est possible soit par SMS, soit par e-mail. L'option SMS n'est visualisée que si les paramètres pour l'interface de la platforme SMS sont définis dans l'onglet SMS dans les 'Préférences du cabinet'.

Dans l'onglet de Confirmation de rendez-vous consulation des 'Préférences du cabinet', l'option destinée à envoyer les rappels par SMS et par e-mail est activée et configurée. Vous pouvez y configurer différents modèles de rappels pour différents types de consultation. Des modèles standardisés sont disponibles, tant pour les SMS que pour les e-mails. Le choix défini pour le client sera la valeur par défaut de chaque nouveau rendez-vous, mais est adaptable par rendez-vous.

Vous trouverez également dans le formulaire du rendez-vous la façon selon laquelle la confirmation a été envoyée au client, et quel en était le résultat. Si des erreurs se produisent, par exemple suite à un manque de crédits dans la plateforme SMS ou parce qu'il n'y a pas de modèle pour ce type de consultation, etc., vous pourrez le retrouver ici.

Rappel rendez-vous consultation

Dans les préférences pour communication écrite, vous pouvez définir pour chaque client si celui-ci désire un rappel de son rendez-vous consultation. Ce rappel est possible soit par SMS, soit par e-mail. L'option SMS n'est visualisée que si les paramètres pour l'interface de la platforme SMS sont définis dans l'onglet SMS dans les 'Préférences du cabinet'.

Dans l'onglet de Rappel de rendez-vous consulation des 'Préférences du cabinet', l'option destinée à envoyer les rappels par SMS et par e-mail est activée et configurée. Vous pouvez y configurer différents modèles de rappels pour différents types de consultation. Des modèles standardisés sont disponibles, tant pour les SMS que pour les e-mails. Le choix défini pour le client sera la valeur par défaut de chaque nouveau rendez-vous, mais est adaptable par rendez-vous.

Vous trouverez également dans le formulaire du rendez-vous la façon selon laquelle le rappel a été envoyé au client, et quel en était le résultat. Si des erreurs se produisent, par exemple suite à un manque de crédits dans la plateforme SMS ou parce qu'il n'y a pas de modèle pour ce type de consultation, etc., vous pourrez le retrouver ici.

Codes de couleurs

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Dans l'agenda, vous verrez plusieurs couleurs.

  • Libre - Si, à un horaire précis, il n'y a pas de rendez-vous de prévu, cet espace sera coloré en gris foncé.
  • Rendez-vous non consultation - Les rendez-vous qui ne sont pas des consultations, seront colorés en jaune claire.
  • Consultation - Les rendez-vous qui sont des consultations, peuvent avoir différents statuts avec leur codes de couleur correspondants. Vous pouvez modifier ces couleurs dans la configuration.
    • Rendez-vous
    • Rendez-vous en ligne
    • Salle d'attente
    • Salle d'attente (2)
    • Salle d'attente urgent
    • Consultation en cours
    • Verrouillé
    • Finalisé
    • Finalisé (2)
    • Finalisé (mettre sur le compte courant)
    • Ne s'est pas présenté
    • Annulé

Alerte - À côté de certaines consultations et certains rendez-vous, vous verrez un point d'exclamation rouge. Cela peut vouloir dire plusieurs choses: un client qui a des factures/reçus impayés, un client avec un compte ouvert ou il y a quelque chose d'écrit dans la colonne 'avertissement' dans la fiche de client. En ouvrant le détail du rendez-vous, vous verrez de quoi il s'agit.

Marquage salle de consultation

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Dans le calendrier, dans l'aperçu de 'Par salle de consultation', il est possible de marquer certaines périodes avec des marquages/codes de couleur que vous créez vous-même. Ces marquages peuvent être utilisés pour indiquer qu'une certaine salle est réservée pour des opérations tous le mardis. Un autre exemple: les marquages peuvent être utilisés pour indiquer quel vétérinaire utilisera quelle salle de consultation à un moment donné.

Les paramètres sont les suivantes:

  1. Chaque compte peut activer ou désactiver cette option par Configuration => Mes préférences => Agenda => Marquage salle de consultation. Dès que cette option est activée, il apparaît des options supplémentaires dans le menu à droite.
  2. Au niveau du cabinet, on peut créer des marquages soi-même et définir une couleur correspondante, par Configuration => Préférences du cabinet => Agenda => Marquage salle de consultation.
  3. Grâce aux options supplémentaires dans le menu à droite, sous le calendrier, vous pouvez attribuer les marquages à une zone particulière d'une certaine période de temps. Il y a aussi une fonction de recherche qui permet de supprimer les paramètres.
Avec l'icône two10.png, vous pouvez cloner/copier le marquage.

Marquage collaborateur

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Dans le calendrier, dans l'aperçu par collaborateur, il est possible de marquer certaines périodes avec des marquages/codes de couleur que vous créez vous-même. Ces marquages peuvent être utilisés pour indiquer qu'un certain collaborateur s'occupe par exemple des opérations tous le mardis.

Les paramètres sont les suivantes:

  1. Chaque compte peut activer ou désactiver cette option par Configuration => Mes préférences => Agenda => Marquage agenda => Marquage collaborateur. Dès que cette option est activée, il apparaît des options supplémentaires dans le menu à droite.
  2. Au niveau du cabinet, on peut créer des marquages soi-même et définir une couleur correspondante, par Configuration => Préférences du cabinet => Agenda => Marquage agenda => Marquage collaborateur.
  3. Grâce aux options supplémentaires dans le menu à droite, sous le calendrier, vous pouvez attribuer les marquages à un collaborateur d'une certaine période de temps. Il y a aussi une fonction de recherche qui permet de supprimer les paramètres.
Avec l'icône two10.png, vous pouvez cloner/copier le marquage.

Export agenda

Il est possible d'exporter les rendez-vous créés dans Fuga vers un autre agenda. Cela ne fonctionne que dans cette direction, et pas vice versa (autre agenda -> Fuga). Nous avons ajouté deux méthodes que vous pouvez activer via Configuration => Mes préférences => Agenda => Export agenda.

Agenda URL

En cochant cette fonction, un URL s'affiche que vous pouvez importer par exemple dans iCal d'Apple. iCal synchronisera alors périodiquement les nouveaux rendez-vous. Ce système est également disponible pour Google Agenda, mais il ne fonctionne pas aussi bien à cause d'un bogue. C'est pourquoi il y a une méthode différente pour Google Agenda.

iCal en iCloud

Si vous voulez exporter l'agenda vers iCal, vous cliquez sur 'File' et 'New Calendar Subscription'. Puis, vous insérez l'URL, qui fait synchroniser les deux agendas. Ci-dessous, vous voyez les étapes comment ajouter l'agenda Fuga dans iCal. Vous pouvez cliquer sur l'image.

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Après, si vous pouvez synchroniser avec iCloud, vous devez changer la location du calendrier. Vous faites ça en cliquant sur 'Get Info', voir l'image ci-dessous. Vous pouvez cliquer sur l'image. Attention: pour obtenir une synchronisation complète entre iCal et iCloud, les Apple ID's doivent être les mêmes.

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Outlook

Si vous voulez exporter l'agenda vers Outlook, vous cliquez sur 'Ajouter un calendrier' et 'A partir d'Internet'. Puis, vous insérez l'URL. Ci-dessous, vous voyez les étapes comment ajouter l'agenda Fuga dans Outlook. Vous pouvez cliquer sur l'image.

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Google Agenda

En cochant cette fonction (n'oubliez pas de sauvegarder), le Google Agenda vous demandera la permission d'exporter les rendez-vous de Fuga vers Google Agenda.

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Si vous donnez cette permission, vous recevrez le message que Google Agenda est configuré.

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Vous pouvez alors synchroniser l'agenda pour la première fois en cliquant sur le lien 'Google agenda synchronisation' (sous le calendrier dans Fuga). Vous devez faire ça une seule fois. Après, la synchronisation se fera automatiquement.

Scénario type

Ci-dessous, nous schématisons l'utilisation de l'agenda dans un (grand) cabinet. Naturellement ces manipulations sont aussi possibles pour de plus petits cabinets.

Pour commencer, un collaborateur va créer un rendez-vous (voir Consultation). Le client arrive à l'heure convenu au cabinet et se présente à l'accueil. Le collaborateur à l'accueil met le statut du rendez-vous sur 'Salle d'attente' et le client s'installe dans la salle d'accueil. Du moment que le client peut entrer dans la salle de consultation, le vétérinaire peut (par exemple) changer le statut à partir de l'agenda et le mettre sur 'Consultation en cours'. Quand la consultation sera terminée, le vétérinaire verrouillera la consultation. Le client peut payer la consultation à l'accueil, par quoi le statut de la consultation sera mis sur 'Finalisé'.